Korrespondenz (Kundenanfragen bearbeiten, Supportanfragen lösen)

Viele Kunden sind der Meinung, dass die Qualität eines Kundenservices an der Reaktion auf Anfragen erkannt werden könne. Oder anders: wer sich schnell auf das Feedback seiner Kunden und Interessenten meldet, kann sich auf positive Weise von vielen seiner Mitbewerber abheben. Doch was, wenn keine Zeit dazu bleibt, sich binnen 24 Stunden persönlich zu melden?

Wer hier auf der sicheren Seite sein möchte, beauftragt einfach einen virtuellen Assistenten damit, Kundenanfragen zu bearbeiten und Supportanfragen zu lösen.

Damit genau das auch reibungslos funktionieren kann, ist es natürlich wichtig, den VA in die internen Abläufe und in die Vorstellungen von der „perfekten Geschäftsbeziehung“ miteinzubeziehen.

Gibt es beispielsweise besondere Begrüßungs- oder Verabschiedungsfloskeln, für die das betreffende Unternehmen bekannt ist? Welche Möglichkeiten können mit Hinblick auf Erstattungen und Ersatzleistungen genutzt werden? Was muss hier möglicherweise im Vorfeld abgeklärt werden?

Die Antworten auf all diese Fragen zu kennen, kann mit Hinblick auf die Korrespondenz mit Kunden und Interessenten von extremer Wichtigkeit sein.

Einen besonderen Vorteil des Engagements eines VA in diesem sensiblen Bereich stellt es jedoch dar, dass der Kunde schnell einen ersten Ansprechpartner findet. Auch wenn dieser ihm möglicherweise nicht direkt weiterhelfen kann, profitiert der Anrufer (oder E-Mail-Schreiber) von dem positiven Gefühl, dass sein Anliegen ernstgenommen wird.