Terminorganisation

Für viele Arbeitnehmer und Selbstständige gehört die Teilnahme an Meetings und der persönliche Besuch bei Kunden und Geschäftspartnern schon lange zum Standard. Je nach Terminanzahl kann es zu einer echten Herausforderung werden, immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu sein.

Damit hier kein Termin verpasst wird, braucht es eine verlässliche Terminorganisation. Diese kann selbstverständlich wahlweise auch vom VA übernommen werden.

Egal, ob:

• Geschäftsreisen
• Urlaube
• Meetings
• Kundentermine
• Beratungen

oder andere Anlässe: ein gemeinsamer Terminkalender kann dabei helfen, die Übersicht zu bewahren. Wie auch mit Hinblick auf andere Planungstools ist es auch im Zusammenhang mit dem Terminkalender wichtig, diesen zusammen zu führen. Änderungen sollten sowohl vom virtuellen Assistenten als auch vom Auftraggeber vorgenommen werden können.

Um die Terminorganisation durch den VA noch weiter zu optimieren, braucht es nur ein wenig Einarbeitungszeit. Hier ist es wichtig, unter anderem:

• Zeitfenster für Freizeit/ Urlaub
• die durchschnittliche Termindauer von Meetings, Besprechungen und Co.
• Wegstrecken und Pausen bzw. Reisezeiten

festzulegen. Danach ist es in der Regel möglich, die Terminorganisation komplett in die Hände des virtuellen Assistenten zu legen.

Vor allem im Zusammenhang mit einer kurzfristigen Terminvergabe bzw. einer Terminabsage ist es wichtig, auf eine reibungslose Kommunikation setzen zu können. Kompetente VAs können meist wunderbar einschätzen, ob ein eventuelles Meeting noch stressfrei in den Zeitplan passt oder ob es ihr Auftraggeber bevorzugen würde, einen anderen Zeitpunkt zu wählen.