Ablage organisieren (digital oder in Papierform)

Der Trend zum sogenannten „papierlosen Büro“ ist ungebrochen. Und dennoch scheint es – zumindest zum jetzigen Zeitpunkt – vollkommen utopisch zu sein, komplett auf eine Ablage zu verzichten.

Die meisten Büros setzen in diesem Zusammenhang auf einen Mix aus einer digitalen und einer klassischen Ablage (in Papierform) und schaffen so eine verlässliche Basis dafür, dass die entsprechenden Dokumente bei Bedarf wiedergefunden werden können.

Doch welche Art der Ablageorganisation ist eigentlich am praktischsten?

Die Antwort auf diese Frage ist von mehreren Faktoren abhängig. Viele virtuelle Assistenten wissen genau, worauf es mit dem Ziel einer logischen Struktur ankommt und sind dementsprechend dazu in der Lage, ihre Kunden optimal zu beraten.

Lohnt es sich beispielsweise, nach Namen abzulegen?

Oder ist eine Ablage nach Datum sinnvoller? Gerade Menschen, die sich noch nie mit den entsprechenden Optionen auseinandergesetzt haben, stoßen hier beim Abwägen der Vor- und Nachteile oft an ihre Grenzen.

Mit einem neutralen Blick und einem Fokus auf einem hohen Nutzerkomfort schaffen es VAs so gut wie immer, ihren Kunden die bestmögliche Option aufzuzeigen. Viele Assistenten haben sich zudem auf den Trend der digitalen Ablage fokussiert. Sie stehen ihren Auftraggebern also auch mit Hinblick auf die Vorteile der einzelnen Speichermedien zur Seite.

Kurz: auch eine Ablage, die auf tausenden von Dokumenten beruht, muss nicht unordentlich oder unstrukturiert daherkommen. Im Gegenteil! Mit einem besonderen Blick fürs Detail ist es oft möglich, die eigene Ordnungsstruktur zu revolutionieren bzw. revolutionieren zu lassen.