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Fragen und Antworten zu Virtuelle-Assistenten.de

Was ist ein virtueller Assistent?

Bei einem virtuellen Assistenten handelt es sich – wie die Bezeichnung schon sagt – um eine Art der Assistenz, die nicht persönlich, sondern weitestgehend auf digitale Weise stattfindet. Wo es früher noch nötig war, beispielsweise für Bereiche wie das Marketing oder den Vertrieb mit Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen vor Ort zusammenzuarbeiten, ist es heute möglich, alternativ andere Wege zu gehen. Ein virtueller Assistent sitzt nicht im selben Büro wie sein Auftraggeber. Dennoch basiert seine Arbeitsweise auf klaren Vorgaben und einem Vertrag. Damit virtuelle Assistenten bestmöglich arbeiten können, braucht es eine verlässliche Kommunikation. Nähere Informationen hierzu können Sie auch in unserem Magazin unter „Wie kommuniziert man mit virtuellen Assistenten?“ nachlesen.

Wie kann ich am besten mit einem virtuellen Assistenten zusammenarbeiten? 

In Bezug auf eine bestmögliche Zusammenarbeit unterscheidet sich die Arbeit des virtuellen Assistenten nicht allzu stark von der des klassischen Sekretärs bzw. einer Sekretärin. Um sicherzustellen, dass alle Aufgaben, zum Beispiel aus den Bereichen Backoffice oder Organisation, verlässlich erledigt werden, braucht es klare Vorgaben, Kommunikation und die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen. Die Basis für eine verlässliche Zusammenarbeit wird unter anderem auch schon durch die regelmäßigen Besprechungen und Briefings geschaffen. Ziel sollte es natürlich immer sein, dass der virtuelle Assistent dazu in der Lage ist, seinen Auftraggeber zu entlasten und selbstständig zu arbeiten. Hilfreiche Infos dazu, was bei der Auftragsvergabe beachtet werden sollte, finden sich auch in unserem Magazin unter „Auftragsvergabe an einen virtuellen Assistenten“.

Welche Bereiche werden durch die virtuelle Assistenz abgedeckt?

Mittlerweile gibt es zahlreiche Bereiche, die an einen virtuellen Assistenten abgegeben werden können. Vor allem im Zusammenhang mit der Organisation, dem Backoffice, dem Marketing, dem Vertrieb, aber auch rund um Privates werden immer wieder helfende Hände gesucht. Wer sich dementsprechend vorgenommen hat, vielleicht in Zukunft einen Gang zurückzuschalten, sollte sich im ersten Schritt fragen, welchem Bereich er outsourcen möchte. Vielleicht handelt es sich hierbei um eine Tätigkeit, die weniger gern ausgeführt wird? Vielleicht führt auch die Erkenntnis, dass die eigenen Kompetenzen vielleicht nicht ausreichen, um hier umfassend tätig zu werden, dazu, dass die Entscheidung auf einen virtuellen Assistenten fällt. Wenn Sie sich unter Anmeldung registrieren, können Sie bequem nach den virtuellen Assistenten suchen, die die benötigten Dienstleistungen anbieten.

Wie lange bin ich an die Buchung meines virtuellen Assistenten gebunden?   

Virtuelle Assistenten arbeiten auf der Basis von Verträgen für ihre Auftraggeber. Daher gibt es in Bezug auf die Bindung keine festen Regeln. Vielmehr ist es wichtig, die einzelnen Vertragsdetails selbst mit dem VA abzustecken. Im Vertrag werden natürlich auch noch weitere „Randdaten“, wie zum Beispiel das Gehalt und der Tätigkeitsbereich vermerkt. Infos, die in diesem Zusammenhang ebenso interessant sind, finden Sie im Magazin unter „Muss ich einen virtuellen Assistenten regelmäßig buchen?“.

Ist es nicht teuer, einen virtuellen Assistenten zu buchen?

Hierbei handelt es sich um ein klassisches Vorurteil. Nachdem Sie auf unseren Seiten jedoch auf Anmeldung geklickt und sich ein wenig umgeschaut haben, werden Sie schnell erkennen, dass es grundsätzlich nicht teuer sein muss, einen virtuellen Assistenten zu buchen. Nehmen Sie sich ein wenig Zeit, um die einzelnen Angebote miteinander zu vergleichen. Jeder VA hat hier seine eigenen Konditionen. Spannende Infos hierzu finden Sie auch unter „Wie viel kostet der Service eines virtuellen Assistenten?“.

Wie kann ich meinen virtuellen Assistenten am besten erreichen? 

Fragen wie diese sollten immer direkt mit dem VA geklärt werden – und zwar unabhängig davon, ob dieser beispielsweise im Bereich Marketing oder Vertrieb unterstützt. Während es manche virtuelle Assistenten bzw. Auftraggeber bevorzugen, telefonisch in Kontakt zu bleiben, nutzen andere lieber den E-Mail Verkehr. Letzterer bietet sich vor allem dann an, wenn sich beide in verschiedenen Zeitzonen befinden. Unter anderem können auch verschiedene Tools dabei helfen, die Zusammenarbeit mit dem virtuellen Assistenten zu optimieren. Werfen Sie in diesem Zusammenhang auch einen Blick auf „Die besten Organisationstools für die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten“.

Wie finde ich einen virtuellen Assistenten?

Nachdem Sie auf Anmeldung geklickt haben, haben Sie durch das Ausfüllen der entsprechenden Felder die Möglichkeit, sich Zugriff auf verschiedene Angebote rund um virtuelle Assistenz zu verschaffen. Nach der einmaligen Registrierung braucht es dann nur noch den Klick auf Login, um nach virtuellen Assistenten zu suchen. Es liegt grundsätzlich natürlich an Ihnen, in welchem Bereich Sie sich entlasten lassen möchten. Von Organisation bis hin zu Privates ist hier vieles möglich.

Welche Vorteile bietet eine Plattform für virtuelle Assistenten? 

Der Beruf des virtuellen Assistenten ist in der heutigen Zeit sehr beliebt. Dementsprechend verwundert es nicht, weshalb viele, die sich auf der Suche nach dieser Art der Unterstützung befinden, mit einer großen Anzahl an Bewerbern konfrontiert werden. Nachdem Sie auf Login geklickt haben, können Sie ganz bequem nach Kompetenzen filtern und so den VA finden, der am besten zu Ihnen passt. Ein wesentlicher Vorteil einer Plattform, auf der Auftraggeber und virtuelle Assistenten zusammenkommen können, ist die Tatsache, dass die Suche klar strukturiert verläuft. Sie suchen nach einem virtuellen Assistenten aus dem Bereich Vertrieb? Dann lassen Sie sich auch nur die Auftragnehmer anzeigen, die in Frage kommen!

Ich bin virtueller Assistent. Wie finde ich die passenden Auftraggeber? 

Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, unsere Plattform „umgekehrt“ zu nutzen. Nach dem Login können Sie sich nicht nur als Auftraggeber auf die Suche nach virtuellen Assistenten begeben. Auch als VA haben Sie die Möglichkeit, nach Auftraggebern zu suchen. Melden Sie Ihre Services, zum Beispiel aus dem Bereich Backoffice, an, recherchieren Sie aber auch gleichzeitig nach möglichen Kunden.

Kann ich auch einen virtuellen Assistenten buchen, der mich im privaten Bereich unterstützt? 

Ja. Mittlerweile gibt es viele virtuelle Assistenten, die sich unter anderem auch auf den Bereich „Privates“ fokussiert haben. Sie brauchen Blumen für einen lieben Menschen? Vielleicht haben Sie auch keine Zeit, sich selbst um eine Tischreservierung für den Abend zu kümmern? Auch hier kann ein virtueller Assistent weiterhelfen. Weitere Infos dazu, wie verschieden die Aufgabenbereiche sind, mit denen Sie einen VA – sofern dieser entsprechende Dienstleistungen anbietet – betrauen können, können Sie unter anderem auch im Magazin unter „Die Top 10 Aufgaben für virtuelle Assistenten“ nachlesen.

Worin liegt der Unterschied zwischen einer virtuellen Assistenz und einem Sekretär bzw. einer Sekretärin?

Mit Hinblick auf die Aufgaben, die Sie an die virtuelle Assistenz bzw. ein Sekretariat abgeben können, ergeben sich eigentlich keine großen Unterschiede. Dennoch wäre es auch falsch, zu behaupten, dass beide Leistungen komplett gleich wären. Viele virtuelle Assistenten haben sich auf einen bestimmten Bereich, zum Beispiel das Marketing oder den Vertrieb, fokussiert, während die Aufgaben, mit denen ein Sekretär/ eine Sekretärin betraut wird, meist etwas allgemeinerer Natur sind. Unter „50 Aufgaben für virtuelle Assistenten“ können Sie nachlesen, wie vielseitig hier outgesourced werden kann.

Wer bestimmt, welche Aufgaben ich an meinen virtuellen Assistenten abgebe? 

Hier gibt es keine festen Vorgaben. Wichtig ist lediglich, dass Ihre Erwartungen und die Dienstleistungen des virtuellen Assistenten zusammenpassen. Überlegen Sie sich am besten im Vorfeld, welche Bereiche Sie outsourcen möchten und suchen Sie dann auf unserer Plattform nach einer Entlastung. Selbstverständlich gibt es auch Zeiten, in denen es von Vorteil ist, sich zu 100% auf die selbstständige Arbeit seines VA verlassen zu können. Infos hierzu finden Sie unter anderem im Magazin unter „Mit Hilfe eines virtuellen Assistenten die Urlaubszeit organisieren“.  Natürlich muss die Zusammenarbeit mit einem VA nicht in Stein gemeißelt sein. Es passiert immer wieder, dass Aufgabenbereiche hinzugefügt oder entfernt werden. Wenn virtuelle Assistenten mehrere Dienstleistungen, zum Beispiel aus den Bereichen Vertrieb und Organisation, gleichzeitig anbieten, bietet sich ein hohes Maß an Flexibilität.

Spezialisieren sich virtuelle Assistenten auf mehrere Aufgabenbereiche? 

Ja. Es gibt durchaus viele virtuelle Assistenten, die ihren Kompetenzbereich im Laufe der Zeit ausgebaut haben. Wer beispielsweise mit einer Unterstützung im Bereich Privates angefangen hat, muss nicht zwangsläufig „nur“ dabei bleiben. Sie suchen nach einem VA, der möglichst viele Bereiche abdeckt? Kein Problem! Klicken Sie auf Anmeldung bzw. Login und suchen Sie genau das Angebot, das am besten zu Ihnen passt. Gleichzeitig ist es – trotz aller Begeisterung – natürlich auch immer wichtig, die Grenzen eines VA zu kennen. Auf diese Weise lassen sich Missverständnisse vermeiden. Lesen Sie in diesem Zusammenhang doch auch den Artikel „Was ein virtuelles Sekretariat leisten kann und was nicht“.

Welche rechtlichen Grundlagen müssen bei der Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten beachtet werden?

Dass ein VA nicht schwarz arbeiten darf, ist klar. Es gibt jedoch auch noch weitere Rahmenbedingungen, die bei der Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten eine wichtige Rolle spielen können. Auch Fragen wie „Wie lange darf mein VA am Stück arbeiten?“ und „Wann muss sich mein virtueller Assistent bei mir krankmelden?“ sollten hier beachtet werden. Viele wichtige Infos hierzu finden Sie auch im Magazin unter „Rechtliches bei der Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten“.

Welche Aufgaben kann ein virtueller Assistent im Bereich Marketing übernehmen?

Der Bereich Marketing ist extrem vielseitig… und ebenso vielseitig sind auch die Aufgaben, die an den VA übertragen werden können. Ist dieser beispielsweise besonders breit aufgestellt, könnte dieser unter anderem das Planen von Werbekampagnen, das Verwalten von Werbebudget, die Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern usw,. übernehmen. Einige VAs haben sich auch sowohl auf das Marketing als auch auf den Vertrieb fokussiert und werden so nach der Phase der Einarbeitung zu einer wichtigen Schnittstelle für Kunden und Geschäftspartner.

Gibt es auch virtuelle Assistenten, die sich auf den Bereich Vertrieb spezialisiert haben? 

Ja, sehr viele sogar. Virtuelle Assistenten aus dem Bereich Vertrieb kümmern sich in der Regel darum, dass die Produkte beim Kunden bzw. bei der Zielgruppe ankommen. Oft braucht es eine Einarbeitungsphase, um sicherzustellen, dass der Auftraggeber auch wirklich adäquat vertreten werden kann. Wer sich hier nicht direkt binden möchte, kann die Services vieler erfahrener Vertriebler auch ausprobieren. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang jedoch, dass nicht jeder diese Option anbietet. Infos hierzu finden Sie im Magazin unter „Kann ich den Service eines virtuellen Assistenten ausprobieren?“.

Kann ich bei der Zusammenarbeit mit meinem virtuellen Assistenten auch Fehler machen? 

„Fehler“ ist in diesem Zusammenhang vielleicht ein etwas hartes Wort, es trifft den Nagel jedoch auf den Kopf. Denn: Auch bei der Zusammenarbeit mit einem VA kann es sein, dass – gerade zu Beginn – nicht alles reibungslos verläuft. Werfen Sie am besten auch einen Blick in den Artikel „Häufige Fehler bei der Arbeit mit virtuellen Assistenten“. Um diese bestmöglich zu vermeiden, ist es ratsam, auf den Faktor Kommunikation zu setzen. Im Artikel „Auftragsvergabe an einen virtuellen Assistenten“ zeigen wir Ihnen auf, wie Sie Missverständnisse von Vornherein mit Hilfe eines aussagekräftigen Briefings bestmöglich vermeiden können.

Was kosten die Dienstleistungen eines virtuellen Assistenten?

Jeder virtuelle Assistent legt die Preise für seine Dienstleistungen selbst fest. Klicken Sie auf Anmelden bzw. Login, um die verschiedenen Konditionen miteinander zu vergleichen und die Dienstleister, die sich bereits auf der Plattform angemeldet haben, kennenzulernen. Wenn Leistungen und Preise für Sie und den VA passen, schließen Sie einen Vertrag miteinander ab. Wichtige Infos hierzu finden Sie unter anderem auch unter „Wie läuft die Abrechnung mit einem virtuellen Assistenten?“.

Welche Vorteile bietet es, einzelne Bereiche an einen virtuellen Assistenten outzusourcen? 

Hierauf hat sicherlich jeder Auftraggeber, der bereits die Leistungen eines virtuellen Assistenten in Anspruch genommen hat, eine andere Antwort. In den meisten Fällen wird hier mit „mehr Zeit für andere Dinge“ und mit „Meine eigenen Kompetenzen haben nicht ausgereicht, um mich selbst mit der Thematik (zum Beispiel mit Marketing) zu befassen.“ geantwortet. Um herauszufinden, inwieweit ein VA auch Sie entlasten könnte, lohnt es sich, einen Blick auf unseren Artikel „Was machen virtuelle Assistenten?“ zu werfen. So lässt sich schnell herausfinden, wie individuell profitiert werden kann.

Wie viele virtuelle Assistenten brauche ich? 

Auch hierbei handelt es sich um eine Frage, die eigentlich nur individuell beantwortet werden kann. Sie brauchen Unterstützung in unterschiedlichen Bereichen? Zum Beispiel im Vertrieb, in der Organisation oder im Backoffice? Sollten Sie keinen VA finden, der dieses „Paket“ anbietet, kann es sich natürlich auch lohnen, mehrere virtuelle Assistenten mit den entsprechenden Aufgaben zu betrauen. Lesen Sie am besten auch unseren Artikel „Virtuelle Assistenten finden“, um möglichst schnell zum Ziel zu kommen.

Wie werden die Dienstleistungen von virtuellen Assistenten abgerechnet? 

Freiberufliche Assistenten schreiben für ihre Leistungen, zum Beispiel aus dem Bereich „Privates“, eine Rechnung. Oft ist es jedoch auch möglich, einen VA fest einzustellen. Sprechen Sie sich am besten mit den virtuellen Assistenten, die für Sie persönlich in die nähere Auswahl kommen ab. Anregungen zur allgemeinen Abrechnung und den entsprechenden Möglichkeiten finden Sie auch im Magazin unter „Wie läuft die Abrechnung mit einem virtuellen Assistenten?“.

Wie kann ich die Zusammenarbeit mit meinem virtuellen Assistenten verbessern? 

Auch der kompetenteste VA kann nicht optimal arbeiten, wenn er nicht weiß, was zu tun ist. Daher ist es umso wichtiger, den VA zu briefen. Nicht nur zum Beginn der Zusammenarbeit, sondern immer wieder aufs Neue. So können Missverständnisse und spätere Nachfragen oft vermieden werden. Viele VAs und Auftraggeber arbeiten in diesem Zusammenhang auf der Basis von standardisierten Briefings miteinander. Infos hierzu finden Sie unter „Basisvorlage für ein Briefing an virtuelle Assistenten“. Wer sich ein wenig Zeit nimmt, um hier entsprechend tätig zu werden und sich auszutauschen, erkennt oft schnell viele „Gründe, warum virtuelle Assistenten die effizienteren Arbeitskräfte sind“.

Ich möchte mich darüber informieren, ob es einen virtuellen Assistenten gibt, der genau das anbietet, was ich suche. Wo kann ich nachschauen? 

Unsere Plattform zeichnet sich durch einen logischen Aufbau und eine unkomplizierte Suche aus. Klicken Sie einfach zunächst auf Anmeldung, um die Daten in die freien Felder einzutragen. Sollte dies bereits geschehen sein, klicken Sie auf Login. Danach können Sie die Angebote der virtuellen Assistenten filtern und nach den Dienstleistern Ausschau halten, die Sie am meisten ansprechen. Ein Blick in die verschiedenen Angebote hilft oft auch, die Frage „Was machen virtuelle Assistenten?“ noch ein wenig umfassender zu beantworten.

Handelt es sich bei der Inanspruchnahme der Dienstleistungen eines virtuellen Assistenten um einen Trend? 

Zugegeben: Sicherlich lag für viele die Vermutung noch vor einigen Jahren nahe. Aber: Bei VAs handelt es sich um weitaus mehr als nur einen Trend. Unter anderem haben ein hohes Maß an Flexibilität, ein breitgefächertes Leistungsspektrum (von Organisation bis Privates) und ein überzeugendes Preis-Leistungsverhältnis dafür, dass sich virtuelle Assistenten zu einer festen Größe in der Unternehmenswelt entwickelt haben.

Wie kann ich meinen virtuellen Assistenten am besten briefen?

Gerade dann, wenn man selbst schon länger in einem bestimmten Bereich arbeitet, fällt es sicherlich hin und wieder schwer, einem Außenstehenden die entsprechenden Abläufe zu erklären. Hier helfen Standards (und Tools) weiter. Lesen Sie in diesem Zusammenhang auch die ArtikelWie kommuniziert man mit einem virtuellen Assistenten?“ und „Die besten Organisationstools für die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten“. Auch unter „Basisvorlage für ein Briefing an virtuelle Assistenten“ finden sich hilfreiche Tipps.