Häufige Fehler bei der Arbeit mit virtuellen Assistenten

Das Engagieren eines virtuellen Assistenten kann dabei helfen, sich im Alltag deutlich zu entlasten und so die eigene Lebens- und Arbeitsqualität nachhaltig zu erhöhen. Leider gibt es jedoch einige klassische Fehler, die dafür sorgen können, dass nicht alle Vorteile im Rahmen der Zusammenarbeit auch genutzt werden können.

Wie immer gilt jedoch: wer die besagten, typischen Fehler kennt, kann diese auch oft gut umgehen. Das Wissen darum, dass zwar nicht alles immer perfekt laufen muss und gleichzeitig der Anspruch, für eine überzeugende Arbeitsqualität zu sorgen, können antreiben und so dafür sorgen, dass noch effektiver zusammengearbeitet werden kann.

Doch welche Fehler treten im Rahmen der Zusammenarbeit mit einem VA eigentlich besonders oft auf? Und wie können sie vermieden werden?

Die folgende Auflistung kann dir dabei helfen, in Zukunft noch stress- (und fehler-) freier zusammenzuarbeiten.

Fehler Nr. 1: Hintergrundwissen voraussetzen

Hierbei handelt es sich um einen Fehler, der gerade zum Beginn einer Geschäftsbeziehung oft für Unmut sorgt. Wer Hintergrundwissen (beispielsweise zu den Abläufen in einem Unternehmen) voraussetzt, das so de facto noch nicht da sein kann, kann schnell für Frustration bei seinem VA sorgen.

Viele Abläufe ergeben sich erst nach mehreren Tagen (oder Wochen) des Zusammenarbeitens. Absolute Klassiker sind in diesem Zusammenhang:

•    die Namen von Geschäftspartnern
•    besondere Konditionen
•    interne Formalia
•    fixe Pausenzeiten des Arbeitgebers

werden als bekannt vorausgesetzt. Um genau diesen Missverständnissen vorzubeugen, ist es immer hilfreich, sich in die Rolle des virtuellen Assistenten hineinzuversetzen und sich zu fragen, was dieser zum jeweiligen Zeitpunkt überhaupt wissen KANN.

Viele Infos aus den entsprechenden Bereichen lassen sich auch ganz einfach mit Hilfe von Listen festhalten. Somit ist gewährleistet, dass im Zweifel ein kurzer Blick darauf genügt, um sich Rückfragen zu ersparen und weitestgehend ungestört weiterarbeiten zu können.

Fehler Nr. 2: Kommunikationskanäle nicht optimal nutzen

Heutzutage gibt es zahlreiche Möglichkeiten, um mit deinem virtuellen Assistenten zu kommunizieren. Absolute Klassiker sind natürlich immer noch der E-Mail Verkehr und das Telefon. Falls Infos schnell weitergegeben werden sollen, kann es sich jedoch auch lohnen, auf verschiedene Nachrichtendienste zu setzen.

Die entsprechenden Inhalte lassen sich dann oft ganz leicht auch während eines Meetings checken und mit wenigen Worten beantworten. Der Vorteil: der Auftraggeber wird fast nicht gestört und der VA kann mit seiner Arbeit fortfahren, ohne auf ein ausführliches Feedback warten zu müssen.

Fehler Nr. 3: Pausen- und Urlaubszeiten nicht respektieren

Schon nach einigen Tagen stellen viele Auftraggeber fest, dass sie in ihrem virtuellen Assistenten einen Partner gefunden haben, den sie nicht mehr missen möchten. Dies bedeutet jedoch nicht, dass dieser dir 24/ 7 zur Verfügung stehen müsste.

Wer die Pausen- und Urlaubszeiten seiner „rechten Hand“ nicht respektiert, kann schnell für schlechte Stimmung sorgen. Das Geheimnis liegt auch hier wieder in einer guten Kommunikation miteinander. Selbstverständlich gibt es zweifelsohne VAs, denen es nichts ausmacht, Mails nach Feierabend zu beantworten und erreichbar zu sein. Genau das gilt es jedoch im Vorfeld abzusprechen. Wenn beide Parteien mit Hinblick auf ihre Arbeitsmoral in diesem Bereich zusammenpassen, steht einer besonders effektiven Zusammenarbeit in der Regel nichts mehr im Wege.

Fehler Nr. 4: Zu viel oder zu wenig abgeben

Vielen Auftraggebern fällt es schwer, Verantwortung abzugeben. Genau hierauf basiert jedoch das Geschäftsverhältnis zwischen VA und Kunde. Es ist besonders wichtig, in diesem Zusammenhang  die passende Balance zwischen „zu wenig“ und „zu viel“ zu finden.

Zu wenig abzugeben, könnte bedeuten, dass sich der virtuelle Assistent nicht ausreichend in die Prozesse integriert fühlt. Zu viel abzugeben, kann stressen und zu Flüchtigkeitsfehlern führen. In der Regel lernen beide, sowohl VA als auch Auftraggeber, im Laufe der Zeit, wie viel outgesourced werden kann.

Solltest du dir unsicher sein, ist es sinnvoll, dich mit deinem virtuellen Assistenten zusammenzusetzen. Überlegt gemeinsam, was abgegeben werden kann und welche Infos benötigt werden, um für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen.  

Übrigens: wie viel du an deinen virtuellen Assistenten abgeben kannst, ist natürlich auch von dessen Kompetenzen abhängig. Solltest du also schon von Vornherein wissen, dass du dich deutlich entlasten möchtest, ist es am besten, wenn du nach einem VA suchst, der mit Hinblick auf deinen Arbeitsbereich optimal aufgestellt ist.

Fehler Nr. 5: Den VA zu wenig einbeziehen

Es kann unglaublich frustrierend sein, jeden Tag Aufgaben ausführen zu müssen, und nicht über den nötigen Background zu verfügen. Daher solltest du deinen VA möglichst oft in deine Projekte miteinbeziehen und nicht nur an der Oberfläche arbeiten lassen.

Dies bedeutet natürlich nicht, dass du sämtliche Geschäftsgeheimnisse ausplaudern müsstest! Aber: es macht Spaß, den Hintergrund zu gestellten Aufgaben zu kennen. Zudem ergibt sich hieraus auch oft ein weiterer Vorteil: je nach Kompetenz kann dich dein virtueller Assistent vielleicht mit seinen Ideen inspirieren?

Manchmal braucht es den berühmten „Blick über den Tellerrand“, um ein Problem von einer neuen Seite zu beleuchten. Daher gilt: sei nicht zu sparsam mit Hintergrundinfos zu Projekten und vermittle deinem VA so – ganz nebenbei – auch ein Gefühl der Wertschätzung und des Vertrauens.

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