Telefonannahme

Was wirkt entmutigender, als (zumindest gefühlt) „stundenlang“ in der telefonischen Warteschleife zu hängen? Eine verlässliche Telefonannahme sollte für ein modernes, serviceorientiertes Unternehmen zum absoluten Standard gehören.

Leider sorgen Geschäftsreisen und ein (manchmal stressiger) Büroalltag oft dafür, dass nicht immer ausreichend Zeit bleibt, um rechtzeitig am Hörer zu sein. Umso besser, wenn ein virtueller Assistent genau diese Aufgabe übernehmen kann!

Ob die Telefonannahme dann „nur“ darin besteht, den Hörer abzunehmen und darauf zu verweisen, dass sich der Geschäftsführer bzw. die Geschäftsführerin bald zurückmelden wird oder ob der VA darin geschult wird, selbstständig Beratungen durchzuführen, ist hierbei zunächst unerheblich.

Viele Kunden und Interessenten zeigen sich schon zufrieden, wenn sie nicht das Gefühl haben, dass ihr Anruf in der Masse der anderen Anrufe verschwindet und – zumindest im ersten Schritt – angenommen wird.

Besonders wichtig ist es dann jedoch auch im zweiten Schritt, die entsprechenden Informationen und die Bitten um einen Rückruf zeitnah weiterzuleiten. Viele virtuelle Assistenten und Auftraggeber setzen in diesem Zusammenhang auf einschlägige Tools, mit deren Hilfe sich alle wichtigen Details übermitteln lassen.

Natürlich sollte eine verlässliche Telefonannahme auch während des Urlaubs selbstverständlich sein. Hier ist es sinnvoll, die eigenen Urlaubszeiten mit den Urlaubszeiten des VA abzusprechen. Sollten tatsächlich beide nicht erreichbar sein, empfiehlt es sich, zumindest einen Anrufbeantworter zu schalten und/ oder die Anrufe auf eine Mobiltelefonnummer umzuleiten.