Wie vergebe ich einen Auftrag an einen virtuellen Assistenten?

Wer sich auf der Suche nach einem virtuellen Assistenten befindet bzw. einen solchen vielleicht sogar schon engagiert hat, möchte selbstverständlich seine Zeit optimal nutzen und keine allzu großen Mühen in die Vergabe von Aufträgen stecken.

Immerhin wäre es schade, wenn die Zeit, die beispielsweise im Zuge administrativer Aufgaben eingespart wird, an anderer Stelle durch ellenlange Briefings wieder vergeudet wird.

Die (durchaus berechtigte) Frage, die sich in diesem Zusammenhang stellt: Wie vergebe ich einen Auftrag an einen virtuellen Assistenten? Was sich im ersten Moment vielleicht wie eine überflüssige Frage anhören mag, kann sich mit Hinblick auf alltägliche Arbeitsabläufe als extrem wichtig erweisen. Denn: nur dann, wenn Aufträge richtig und vollständig übermittelt werden, kann der virtuelle Assistent auch zufriedenstellend und entlastend arbeiten.

Im Folgenden finden Sie wertvolle Tipps dazu, wie Sie einen Auftrag an einen virtuellen Assistenten weitergeben können. Für weitere Details lohnt es sich auch, noch ein wenig ausführlicher auf unserer Seite zu stöbern.

Rituale als Rahmen für zuverlässige Ergebnisse

Mit Hilfe von Ritualen lassen sich Tagesabläufe in den unterschiedlichsten Bereichen noch besser strukturieren. Die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten stellt hierbei keine Ausnahme dar.

Beliebte Rituale, die sich einer besonderen Beliebtheit im Arbeitsalltag erfreuen, sind unter anderem:

•    ein morgendliches Telefonat, um verschiedene, tagesaktuelle Punkte kurz zu checken
•    regelmäßige (virtuelle) Meetings vor dem Wochenende
•    Videotelefonie
•    Smalltalk-Kaffeepausen, bei denen bewusst nicht nur über die Arbeit gesprochen wird. Mit ihrer Hilfe kann dafür gesorgt werden, dass auch die „persönliche Schiene“ nicht in Vergessenheit gerät. VAs arbeiten – trotz der Distanz – oft sehr eng mit ihren Auftraggebern zusammen. Daher ist es wichtig, dass sich beide auch auf persönlicher Ebene sympathisch sind.  

Regelmäßige Termine dieser Art können dabei helfen, den Tagesablauf zu strukturieren und sich immer wieder kurzzuschließen. Missverständnisse lassen sich so oft von Vornherein vermeiden.

Schriftlich oder mündlich? Hier sind viele Faktoren ausschlaggebend

Der (oft hektische) Arbeitsalltag sorgt oft dafür, dass es schwer ist, hier immer zu 100 % gesetzte Standards einzuhalten.  

Gerade dann, wenn Deadlines „wie aus dem Nichts“ erscheinen, kann es beispielsweise einfacher sein, kurz durchzuklingeln als eine E-Mail zu schreiben.

Ob ein Auftrag daher schriftlich oder mündlich übertragen werden sollte, ist in der Regel von mehreren Faktoren abhängig. Hier fällt es schwer, pauschale Aussagen zu treffen. Meist ist es sogar das berühmte Bauchgefühl, das instinktiv darüber entscheiden lässt, welcher Weg der praktischere, bessere oder einfach nur schnellere ist.

Als Grundregel gilt jedoch: sind Aufgaben auf längere Sicht (zum Beispiel auf der Basis eines Wochenplans) absehbar, macht es meist mehr Sinn, auf die schriftliche Variante zu setzen. Hier können einzelne Details festgelegt und nachgelesen werden.

Ein besonderer Vorteil: wer bereits etwas länger und dementsprechend routiniert zusammenarbeitet, braucht für viele altbekannte Aufgaben oft natürlich kein separates Briefing mehr. Hier schleichen sich – in positiver Weise – Gewohnheiten ein, die dann zu einer noch überzeugenderen Zeitersparnis führen können.

Welche Infos sollten in einer Auftragsvergabe angesprochen werden?

Je detaillierter ein Auftrag erstellt wurde, umso besser. Dies bedeutet jedoch nicht, dass ein Briefing möglichst lang und mit unzähligen Fakten vollgepackt werden sollte. Wie so oft ist es auch hier das berühmte „Mittelmaß“, das dabei helfen kann, optimale Ergebnisse zu erzielen.

Als grundlegende Infos dürfen im Rahmen einer Auftragsvergabe für den virtuellen Assistenten jedoch die folgenden Details nicht fehlen:

1. Infos zum Umfang und der Art des Auftrags. Oder anders: Was soll genau erledigt werden?
2. Eine entsprechende Deadline. Diese kann dem virtuellen Assistenten dabei helfen, eine logische Reihenfolge für die Abarbeitung einzuplanen.
3. Hintergrundinfos. Wer Aufgaben nicht „nur“ erledigen muss, sondern auch den Sinn dahinter versteht, ist oft motivierter. Genau das gilt es, auch im Rahmen der Auftragsvergabe auszunutzen.

Auf unseren Seiten finden Sie viele nützliche Infos rund um die Auftragsvergabe an virtuelle Assistenten.

Immer wichtig: ausreichend Zeit für Rückfragen einplanen

Wer seinen virtuellen Assistenten mit Aufgaben betraut, sollte nie davon ausgehen, dass diese keiner Rückfragen bedürfen. Im Gegenteil! Auftraggeber sind gut beraten, hier immer ein ausreichend großes Zeitfenster einzuplanen. Nur so kann sichergestellt werden, dass sich der VA nicht von einer Aufgabe „überrollt“ fühlt.

Fragen einfach zu übergehen bzw. nicht ausreichend viel Raum für sie zu lassen, kann auch den motiviertesten virtuellen Assistenten schnell frustrieren. Daher gilt es, auch mit Hinblick auf ein entspanntes Arbeiten für alle beteiligten Parteien, sich nach der Auftragsvergabe kurzzuschließen und für Rückfragen erreichbar zu bleiben.

Bei besonders hohem Auftragsvolumen: über zweiten VA nachdenken

Manchmal macht es durchaus Sinn, nicht nur einen, sondern zwei (oder noch mehr) virtuelle Assistenten einzustellen. Dies gilt vor allem dann, wenn diese mit unterschiedlichen Bereichen, zum Beispiel mit Buchhaltung, Korrespondenz und Co. beauftragt werden sollen.

Hier kann es hilfreich sein, eine klare Linie zu ziehen, um die einzelnen Verantwortlichkeiten strikt voneinander zu trennen. Eine entsprechende Aufteilung kann mit Hinblick auf das Ziel klarer Strukturen extrem hilfreich sein.

Und: zwei Assistenten sind nicht immer zwangsläufig teurer als einer! Je nachdem, wie stark eine Kraft ausgelastet ist, kann es helfen, die Last auf zwei Schultern zu verteilen und so im Endeffekt noch effektiver zu werden.

Im Laufe der Zeit zeigt sich meist schnell, dass Kompetenz- und Verantwortungsbereiche nach und nach erweitert werden können. Das Vertrauen (auf beiden Seiten) wächst und die Vorteile der Entlastung können so optimal ausgeschöpft werden.