Wie schnell ist ein virtueller Assistent und wie lange braucht er/ sie für einen Auftrag?

Damit die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten auch optimal funktionieren kann, ist es unerlässlich, auf ein fundiertes Zeitmanagement vertrauen zu können.

Um dieses zu gewährleisten ist es wichtig, zumindest grob zu wissen, wie lange ein VA für die entsprechenden Arbeiten braucht. Gerade im Zusammenhang mit einer längeren Zusammenarbeit muss hier in der Regel nichts mehr dem Zufall überlassen werden. Viele Abläufe sind dann immerhin bekannt und können so optimal -sowohl vom virtuellen Assistenten als auch vom Auftraggeber – einkalkuliert werden.

Trotzdem gibt es immer wieder Bereiche und Arbeiten, die neu sind und entsprechend neu eingeordnet werden müssen. Weiterhin ist es wichtig, im Hinterkopf zu behalten, dass Schnelligkeit allein natürlich kein Qualitätsmerkmal sein kann. Ein seriöser VA zeichnet sich stattdessen durch einen hohen Anspruch an die jeweiligen Endergebnisse und das Einhalten seiner Deadlines aus.

Mit welcher Dauer sollte kalkuliert werden?

Der Arbeitsalltag zeigt: manche Aufträge, die an den VA übertragen wurden, lassen sich schnell erledigen, andere nehmen ein wenig mehr Zeit in Anspruch. Daher ist es wichtig, sowohl die Dringlichkeit als auch die Abläufe korrekt einzuschätzen.

Wie lange ein virtueller Assistent zum Abarbeiten eines Auftrages braucht, ist unter anderem von:

•    seiner Kompetenz
•    seiner Erfahrung im jeweiligen Bereich
•    dem allgemeinen Arbeitspensum
•    eventuellen Wünschen des Auftraggebers

abhängig. Daher gibt es keine festen Regeln, anhand derer festgelegt werden könnte, wie lange es dauert, bis ein Auftrag fertiggestellt ist. Hier gilt es, alle individuellen Details zu berücksichtigen, um eine fundierte Prognose abgeben zu können.

Welche Möglichkeiten hat ein Auftraggeber, die Vorgänge zu beschleunigen?

Hier sind natürlich die Auftraggeber, die einen virtuellen Assistenten in Vollzeit beschäftigen, im Vorteil. Denn: sie kennen das Arbeitspensum ihres VA und haben so die Möglichkeit, die verschiedenen Projekte als Ganzes zu überblicken.

Hieraus ergibt sich die Chance, unterschiedliche Schwerpunkte zu legen und Prioritäten zu setzen. Sollte sich also zeigen, dass eine bestimmte Aufgabe aufgrund eines Abgabetermins dringend erledigt werden muss, kann der Auftraggeber seinen virtuellen Assistenten hierüber informieren und andere Arbeiten zurücksetzen.

Schnellere Abläufe nach längerer Zusammenarbeit?!

Wie auch mit Hinblick auf das klassische Arbeitsverhältnis gilt auch für die Zusammenarbeit mit dem virtuellen Assistenten, dass sich beide Parteien natürlich erst aufeinander einspielen müssen.

Immerhin braucht auch der erfahrenste virtuelle Assistent Zeit, die Arbeitsabläufe seines Auftraggebers kennenzulernen. Es wäre daher unrealistisch, bereits ab Tag 1 ein optimales Procedere zu erwarten.

Rückfragen und Co. brauchen Zeit. Die gute Nachricht: je nach Aufgabenbereich und Vorkenntnissen wird die Zusammenarbeit meist schnell immer reibungsloser und bietet dementsprechend die Chance, rasch eine echte Entlastung für den Auftraggeber darzustellen.

Übrigens: je mehr Zeit sich der Arbeitgeber für die Einarbeitung nimmt, umso besser. Die investierten Stunden lohnen sich insofern, als dass auf Basis einer intensiveren Einführung oft weniger Rückfragen übrigbleiben.

Wichtig: Pufferzeiten einplanen!

Auch nach einer jahrelangen Zusammenarbeit kann es immer wieder sein, dass unvorhergesehene Zwischenfälle, wie zum Beispiel Krankheit oder Rückfragen aufgrund eines komplexen Sachverhalts, dazu führen, dass das Abarbeiten eines Auftrages längere Zeit in Anspruch nimmt.

Auftraggeber sind daher gut beraten, bei jedem Projekt eine kleine (oder größere) Pufferzeit einzuplanen. Somit kann vielen stressigen Situationen im Vorfeld vorgebeugt werden.

„Netter Nebeneffekt“: auch die Nerven des virtuellen Assistenten werden auf diese Weise geschont. Wer von seinem Auftraggeber nicht regelmäßig unter Druck gesetzt wird, arbeitet in der Regel entspannter. Das Arbeitsverhältnis profitiert und Flüchtigkeitsfehler können so vermieden werden.

Schnelle und weniger schnelle Abläufe

Spätestens dann, wenn ein virtueller Assistent mit mehreren Aufgaben betraut wird, ist es in den meisten Fällen möglich, die Arbeiten in „schnell“ und „weniger schnell“ einzuteilen.

Wer jedoch einmal selbst als VA gearbeitet hat, weiß, dass gerade auch die (scheinbar) schnellen Arbeiten nicht unterschätzt werden sollten. Auch sie sind in der Regel mit einem hohen Maß an Verantwortung verbunden. Hier nachlässig zu werden, würde bedeuten, gegebenenfalls Flüchtigkeitsfehler zuzulassen.

Die Einteilung in „schnell“ und „weniger schnell“ kann auch dabei helfen, die benötigte Dauer eines Gesamtprojekts besser einschätzen zu können. Viele VAs setzen hier auf ein hohes Maß an Transparenz, indem sie ihrem Auftraggeber vorab mitteilen, welche Arbeiten erfahrungsgemäß in die Kategorie „schnell“ eingeteilt werden können.

Wichtig: die Kommunikation!

Damit Deadlines eingehalten werden können, ist es unerlässlich, auf einen weiteren Punkt zu setzen: die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und virtuellem Assistenten. Sollte Letzterer beispielsweise bemerken, dass die ursprünglich veranschlagte Zeit nicht ausreicht, um „Projekt XY“ fertigzustellen, sollte frühzeitig (!) Bescheid sagen.

Gleichzeitig braucht es auch Ehrlichkeit und eine realistische Einschätzung darüber, ob eine Deadline überhaupt eingehalten werden kann. Wer als VA immer nur Aufträge entgegennimmt und den Blick auf die Gesamtbelastung verliert, läuft Gefahr, sich selbst unter Druck zu setzen.

Manchmal ist es auch die Aufgabe des virtuellen Assistenten, seinen Auftraggeber dafür zu sensibilisieren, dass „schnell“ nicht immer „gut“ bedeutet. Auftraggeber können jedoch – gerade mit Hinblick auf pünktliche Abgabezeiten – schon viel Vorarbeit leisten, indem sie Briefings erstellen, die keiner bzw. weniger Rückfragen bedürfen.

Viele Infos zur optimalen Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und virtuellem Assistenten finden Sie auf unseren Seiten!