Wie kommuniziert man mit virtuellen Assistenten?
Damit die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten auch tatsächlich gelingen kann, ist es selbstverständlich wichtig, auf eine verlässliche Kommunikation zu setzen. Doch was bedeutet dies eigentlich genau? Wie sollte ein Auftraggeber mit einem VA kommunizieren, damit Aufträge möglichst zeitnah (und selbstverständlich zufriedenstellend) erledigt werden können?
Im Zeitalter des Internet sind die Möglichkeiten, mit einem virtuellen Assistenten in Kontakt zu treten, natürlich sehr vielseitig. Doch genau das kann die Kommunikation zwischen beiden Parteien erschweren.
Denn: findet die betreffende Unterhaltung über den „falschen“ Kanal statt, können möglicherweise Abläufe nicht optimiert werden.
Wie so oft ist es auch bei der Kommunikation mit einem VA wichtig, sich einzuarbeiten und gegenseitig im Laufe der Zeit immer besser kennenzulernen. So zeigt sich schnell, welche Arbeitsweisen besonders effektiv sind.
Im Folgenden soll auf die gängigsten Kommunikationskanäle im Zusammenhang mit einem VA eingegangen werden. Sicherlich verbergen sich hier viele Inspirationen, die auch Ihnen dabei helfen können, Ihre Möglichkeiten noch besser zu nutzen.
E-Mails: Ideal für Wochenaufgaben mit längeren Deadlines
Hierbei handelt es sich sicherlich um die klassischste Variante, Aufgaben im Büroalltag auf schriftlichem Wege zu verteilen: die Mail!
Tatsächlich bietet diese „Oldschool“-Variante viele Vorteile, die weit über die Möglichkeiten einer Lesebestätigung hinausgehen.
Gerade dann, wenn es darum geht, Aufgaben und Inhalte zu vermitteln, in deren Zusammenhang:
• auf eine längere Deadline gesetzt werden kann
• viel erläutert werden muss
• es möglicherweise mehrere Anhänge braucht, um den Haupttext zu untermalen
handelt es sich bei einer Mail für viele immer noch um das Mittel der Wahl. Viele Arbeitgeber nutzen die elektronische Post weiterhin auch dazu, am Montagmorgen einen fixen Wochenplan für die kommenden Tage zu erstellen und so der Zusammenarbeit mit ihrem VA noch mehr Struktur zu verleihen.
Nachrichtendienste in den sozialen Netzwerken: perfekt dazu geeignet, um kurze Statusmeldungen abzugeben
Viele Menschen nutzen die Sozialen Netzwerke nicht nur dazu, um Bilder zu posten, sondern profitieren zudem von der Möglichkeit, kurzfristig erreichbar zu sein. Eine wunderbare Chance also, die dabei helfen kann, die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten noch enger und effektiver werden zu lassen.
Die Frage, die sich in diesem Zusammenhang jedoch fast immer stellt: wie erreichbar möchte man – vielleicht auch über den Feierabend hinaus – sein? Immerhin verschwimmen gerade in den Sozialen Netzwerken die Grenzen zwischen „privat“ und „geschäftlich“ immer mehr. Wenn es jedoch Virtueller Assistent und Auftraggeber schaffen, den Feierabend des Anderen zu respektieren, kann es sich bei den verschiedenen Nachrichtendiensten der Plattformen um eine interessante Alternative zum E-Mail-Verkehr handeln.
Die Chatfunktionen eignen sich beispielsweise super, um kurze Infos zu verschicken, die dann nebenbei gelesen werden können.
Telefonate: die klassische Variante für mehr Erklärungsbedarf
Auch im Zeitalter des Internet ist es manchmal sinnvoll, kurz miteinander zu sprechen, anstatt sich immer wieder ellenlange Mails hin und her zu schreiben. Dies gilt vor allem dann, wenn:
• Rückfragen erwartet werden
• verschiedene Aspekte gemeinsam abgewogen werden müssen
• es darum geht, Prioritäten festzulegen.
Gerade in den ersten Wochen der Zusammenarbeit macht es erfahrungsgemäß Sinn, tendenziell öfter zum Hörer zu greifen.
So profitiert der VA auch oft von einem hohen Maß an Sicherheit und dem guten Gefühl, auf die Unterstützung seines Auftraggebers setzen zu können. Ganz nebenbei können auf diese Weise natürlich oft viele Fehler vermieden werden. Wer hier ein wenig mehr Zeit in die Einarbeitung investiert, profitiert oft auf lange Sicht.
Videotelefonie: wenn Worte nicht ausreichen, um wichtige Aufgaben zu übermitteln
Spätestens im Rahmen der Corona Krise hat sich gezeigt, wie praktisch es sein kann, auf die besonderen Vorteile von Videokonferenzen und Co. zu setzen. Immerhin bietet sich hier eine tolle Chance, seinem „Gegenüber“ ins Gesicht zu schauen und gleichzeitig wichtige Inhalte zu erläutern.
Je nach Anbieter stellt das Zuschalten mehrerer Teilnehmer kein Problem dar. Wer möchte, kann seine Meetings oft auch aufzeichnen und so im Nachhinein noch einmal abrufen.
5 Tipps für eine bessere Kommunikation mit dem virtuellen Assistenten
Unabhängig vom jeweiligen Kommunikationskanal gibt es ein paar Tipps, die die Kommunikation mit einem VA deutlich erleichtern können.
1. Klare Anweisungen und transparente Rückmeldungen können dabei helfen, noch effektiver miteinander zu arbeiten.
2. Wer sich für den richtigen Kommunikationskanal entscheidet, erreicht seinen Mitarbeiter oft schneller. Viele Menschen sind ohnehin mehrere Stunden am Tag in den Sozialen Netzwerken online. Außerhalb der klassischen Bürozeiten werden Mails tendenziell seltener gecheckt.
3. In der Kommunikation mit dem VA spielt natürlich auch der Faktor Ehrlichkeit eine wichtige Rolle. Dies gilt für beide Seiten. Wer beispielsweise Optimierungsbedarf findet, sollte mit seinem VA/ Auftraggeber hierüber sprechen.
4. Feierabendzeiten sollten immer respektiert werden. Ansonsten könnte sich eine zu starke Vereinnahmung negativ auf das Arbeitsverhältnis auswirken.
5. Zur Kommunikation mit dem virtuellen Assistenten gehören auch im Idealfall Feedbackgespräche. So ist es möglich, eine noch bessere Basis für gemeinsame Erfolge zu schaffen.
Fest steht: ein virtueller Assistent kann dafür sorgen, dass Arbeitsabläufe mehr Struktur erfahren und der Alltag deutlich stressfreier gestaltet werden kann.
Jedoch ist es auch nach jahrelanger Zusammenarbeit immer wieder wichtig, sich untereinander auszutauschen. Ganz nebenbei bilden regelmäßige Gespräche – beispielsweise zu festen Zeiten - die Grundlage für ein angenehmes Arbeitsverhältnis.
