Recherchearbeiten richtig an virtuelle Assistenten outsourcen

Wie bereits an zahlreichen anderen Stellen auf unseren Seiten erläutert wurde, hast du die Möglichkeit, dich in zahlreichen, unterschiedlichen Bereichen von einem virtuellen Assistenten unterstützen zu lassen.

Gerade dann, wenn es darum geht, Zeit und Mühe zu sparen, entscheiden sich viele Auftraggeber dazu, ihren VA mit klassischen Recherchearbeiten zu betrauen. Immerhin handelt es sich hierbei um eine wunderbare Möglichkeit, sich „endlich mal wieder“ auf das Wesentliche konzentrieren zu können, während die virtuelle Assistenz durch ihre Recherchen beispielsweise die passenden Grundlagen schafft.

Aber: auch wenn es sich bei klassischen Recherchearbeiten meist um eher einfache Aufgaben handelt, sollten diese keineswegs unterschätzt werden! Im Gegenteil! Wer die entsprechenden Randinfos hier zu schwammig übermittelt, läuft Gefahr, dass ganze Projekte ins Wanken geraten können. Daher solltest du bei der Aufgabenverteilung und – übermittlung folgende Punkte beachten!

Tipp Nr. 1: Ein realistischer Zeitplan

Jeder, der in der Vergangenheit bereits mit Recherchearbeiten zu den unterschiedlichsten Themen betraut wurde, weiß, dass diese enorm zeitaufwendig sein können. Dementsprechend ist es wichtig, auch deinem VA ein faires Zeitfenster zuzugestehen.

Gerade im Zusammenhang mit klassischen Routinetätigkeiten, in denen du vielleicht schon ein wenig mehr Erfahrung hast, wäre es falsch, hier dasselbe Maß anzusetzen.

Gib deinem virtuellen Assistenten ein wenig Zeit, bis dieser sich in die Materie eingearbeitet hat. Sicherlich werdet ihr beide nach einiger Zeit sehen, dass die entsprechenden Recherchearbeiten schneller vonstattengehen. Überlegt euch daher – am besten nach einem kleinen Testlauf - wie lange es dauern wird, bis die Recherchearbeiten abgeschlossen sind.  

Gleichzeitig solltet ihr dabei auch immer Pausen einplanen. Gerade dann, wenn besonders detailreich recherchiert wird, könnte es ansonsten sein, dass die Konzentration leidet und sich Fehler einschleichen.

Tipp Nr. 2: Hintergrundinfos liefern

Dein virtueller Assistent soll zu einem vergleichsweise trockenen Thema recherchieren? Gerade dann, wenn es lediglich darum geht, Daten zusammenzutragen, erschließt sich vielen Menschen nicht der Sinn HINTER ihrer Arbeit.

Dabei ist es, vor allem mit Hinblick auf ein Erfolgserlebnis und die Motivation, einen kleinen Beitrag zum „großen Ganzen“ zu leisten, extrem wichtig, zu wissen, weshalb die entsprechenden Schritte so wichtig sind.

Daher ist es so gut wie immer sinnvoll, dem virtuellen Assistenten zu erklären, weshalb seine Recherchen so wichtig sind und welche Rolle sie mit Hinblick auf das gesamte Projekt spielen.

Tipp Nr. 3: Für Rückfragen erreichbar bleiben

Die Erfahrung zeigt, dass Recherchearbeiten sowohl einfach als auch besonders komplex sein können. Manche Fragen ergeben sich auch erst im Laufe der Zeit.

Daher solltest du darauf achten, dass du für Rückfragen erreichbar bleibst. Wer seinen VA ausschließlich sich selbst überlässt und nicht mit Hinblick auf Feedback und Co. zur Verfügung steht, riskiert, dass sich ein Projekt vollkommen unnötig verschiebt.

Wenn du die Wahrscheinlichkeit, dass überhaupt Rückfragen auftreten, minimieren möchtest, kannst du deinen virtuellen Assistenten auch mit einer Art „Leitplan“ versorgen. Erstelle hierzu einfach eine Mind Map, in der du alle wichtigen Fragen bereits im Vorfeld beantwortest. Doch Vorsicht! Auch eine Mind Map kann manchmal nicht das persönliche Gespräch ersetzen! Hierbei handelt es sich lediglich im eine klassische Hilfestellung.

Tipp Nr. 4: Abgabetermine und -fristen vereinbaren

Zugegeben: einige Recherchearbeiten laden manchmal geradezu dazu ein, auf die berühmte „lange Bank“ geschoben zu werden. Wenn dein VA beispielsweise mehrere Kunden betreut, entschließt er sich gegebenenfalls dazu, ein paar Tage hintereinander Recherchepause einzulegen.

Genau das stellt natürlich kein generelles Problem dar, ABER: falls du fest mit dem Ergebnis rechnest, weil die Recherche eigentlich bis zum Tag X beendet sein müsste, kann der Fortlauf eines Projektes durchaus ins Stocken geraten.

Daher: vereinbart unbedingt Fristen, bis wann die Recherche beendet sein soll! Gleichzeitig solltest du deinen virtuellen Assistenten dafür sensibilisieren, dass er sich umgehend meldet, sobald er bemerkt, dass er besagte Frist nicht einhalten kann.

Tipp Nr. 5: Passende Quellen zur Verfügung stellen

Die grundlegende Aufgabe der Recherche besteht zumeist darin, Quellen und Co. nach den entsprechenden Inhalten zu durchforsten. Falls du dich bisher immer selbst um die Recherche gekümmert hast, weißt du sicherlich, wo am besten gesucht werden sollte.

Vielleicht suchst du nach bestimmten Zeitungsartikeln? Nach den Adressen von Dienstleistern? Oder nach neuen Telefonnummern deiner Kunden?

Hierbei gilt: Zugänge zu Archiven, Registern und Co., die du bisher immer genutzt hast, solltest du auch deinem VA zur Verfügung stellen. Am besten richtet ihr – falls erforderlich – einen neuen Mitarbeiteraccount ein. So kannst du im Notfall fast immer nachvollziehen, wer welche Informationen wann beschafft hat.

Fazit: Recherchearbeiten outsourcen und wertschätzen

In fast allen Bereichen des Büroalltags muss irgendwann recherchiert werden. Je nach Thema nehmen die Recherchearbeiten manchmal nicht viel Zeit in Anspruch, bilden aber eine wichtige Grundlage für das weitere Vorgehen.

Wer sich ausschließlich auf sein Kerngeschäft fokussieren möchte, ohne Zeit in die Suche nach bestimmten Daten und Co. zu investieren, ist gut beraten, einen VA mit den entsprechenden Aufgaben zu betrauen. Da es manchmal nur wenige Vorkenntnisse braucht, finden sich häufig unter anderem auch Studenten mit wenig bzw. ohne Berufserfahrung, die die jeweiligen Arbeiten gern (und oft auch günstig) für ihre Kunden übernehmen.

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