Was ein virtuelles Sekretariat leisten kann – und was nicht

Du überlegst dir, einen virtuellen Assistenten zu engagieren, damit du den Herausforderungen des Büro Alltags ein wenig entspannter gegenübertreten kannst? Um sich einen Überblick über die entsprechenden Möglichkeiten machen zu können, ist es wichtig, zu wissen, inwieweit dich ein VA tatsächlich entlasten kann.

Manche Menschen unterschätzen die Vorteile, die sich mit Hinblick auf die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten ergeben. Andere sind der Meinung, ab der Einstellung des VA „nur noch das Nötigste“ erledigen zu müssen – und werden dementsprechend manchmal enttäuscht.

Daher handelt es sich bei der Überlegung „Was kann ein virtueller Assistent leisten?“ durchaus um eine berechtigte Frage, die jedoch – wie so oft – nicht pauschal beantwortet werden kann. Trotzdem gibt es einige „Grundregeln“, die dabei helfen können, die Vorteile des VA noch besser einschätzen zu können.

Mit den folgenden Punkten im Hinterkopf fällt es dir sicher ein wenig leichter, dir über die Tragweite der möglichen Entlastung bewusst zu werden.

Regel Nr. 1: Der virtuelle Assistent kann nicht (!) hellsehen

Hierbei handelt sich offensichtlich immer noch um eines der am meisten verbreiteten Vorurteile. Viele Auftraggeber sind offensichtlich der Meinung, dass ein VA schon nach einigen Tagen der Zusammenarbeit alle Abläufe des betreffenden Unternehmens überblicken kann.

Genau das ist jedoch – auch besonders erfahrenen, kompetenten virtuellen Assistenten – nicht möglich. Jedes Unternehmen, jeder Aufgabenbereich ist individuell. Daher wäre es als VA definitiv falsch, aus dem Bauch heraus zu entscheiden und so den Auftraggeber möglicherweise sogar in Schwierigkeiten zu bringen. Je nach übertragenem Aufgabenbereich können ansonsten echte Probleme entstehen, die hätten vermieden werden können.

Gerade zum Beginn der Zusammenarbeit erweist sich Regel Nr. 2 daher als extrem wichtig für eine fundierte Basis.

Regel Nr. 2: Der virtuelle Assistent braucht ausreichend Einarbeitungszeit

Eine ausreichend lange Zusammenarbeit ist nicht nur sinnvoll, sondern auch fair. Immerhin soll der VA möglichst rasch die Abläufe innerhalb des Betriebes überblicken können. Als Auftraggeber ist es daher deine Aufgabe, deinen VA zu briefen und für seine Rückfragen erreichbar zu sein.

Auch wenn mit einer Anstellung und den entsprechenden Projekten oft viel Theorie verbunden ist, braucht es deinen persönlichen Input, um ein optimales Arbeitsverhältnis zu schaffen. Wer hier versucht, zu viel Zeit zu sparen, wird dafür oft am Ende mit nicht zufriedenstellenden Ergebnissen bestraft und arbeitet nach.

Achte daher am besten darauf, gerade in den ersten Tagen und Wochen gut erreichbar zu sein. So sorgst du nicht nur für meist reibungslose Abläufe, sondern auch dafür, dass die Zufriedenheit des VA nicht auf der Strecke bleibt.

Regel Nr. 3: Der virtuelle Assistent kann eine echte Bereicherung für den Berufsalltag darstellen

Viele virtuelle Assistenten konnten im Laufe der Jahre viele Erfahrungen in den unterschiedlichsten Bereichen sammeln. Genau das macht sie zu echten Allroundern! Oft erweist es sich als unglaublich spannend, sich mit einer zweiten Meinung zu einem bestimmten Thema, zum Beispiel im Zusammenhang mit einer Social Media Kampagne oder bei der Ansprache eines Kunden, zu beschäftigen.

Sicherlich hast du in der Vergangenheit auch schon bemerkt, dass es – gerade nach jahrelanger Berufserfahrung in einem bestimmten Bereich – oft schwerfällt, den Blick über den Tellerrand zu wagen. Ein VA kann dir exakt an dieser Stelle behilflich sein, indem er neue Ideen liefert. Damit du deren Wert jedoch richtig einschätzen kannst, ist es wichtig, dich neuen Impulsen gegenüber zu öffnen. Im Nachhinein könnt ihr immer noch darüber sprechen, welche Steps sinnvoll sind und welche nicht.

Regel Nr. 4: Der virtuelle Assistent kann dir den Rücken freihalten

Hierbei handelt es sich um eine der klassischen Aufgaben des virtuellen Assistenten! Damit du dich auf die wesentlichen Inhalte deiner Arbeit fokussieren kannst, übernimmt der VA „den Rest“. Keine Lust darauf, dich mit der Buchhaltung zu befassen? Dann ist es an der Zeit, sich nach einem virtuellen Assistenten umzusehen, der genau diese Services bietet!

Vielleicht möchtest du nicht, dass dein Telefon während deiner Bürozeit allzu oft klingelt? Auch das Annehmen von Gesprächen kannst du wahlweise von einem VA erledigen lassen.

Damit all das (und noch viel mehr) jedoch auch funktioniert, ist es wichtig, dass die Kompetenzen deines virtuellen Assistenten zu deinen Erwartungen passen. Nimmt dir daher unbedingt ausreichend Zeit und erstelle eine Liste mit den Kompetenzen, die dir besonders wichtig sind!

Video: Wunderwaffe Virtuelle Assistenten | Einsatzgebiete, Do´s and Don´ts (Ilja Gee)



Wichtig: jedes Arbeitsverhältnis ist individuell!

Um die Frage „Was kann ein virtuelles Sekretariat leisten… und was nicht?“ in vollem Umfang zu beantworten, ist es wichtig, immer das jeweilige Arbeitsverhältnis unter die Lupe zu nehmen. Gerade mit Hinblick auf:

•    die Kompetenzen und Erfahrungen des VA
•    die Erwartungen des Auftraggebers
•    die Auslastung

ist jedes Arbeitsverhältnis individuell und sollte auch entsprechend beurteilt werden. Wenn du dir ausreichend Zeit nimmst, einen VA zu finden, der dich nach deinen Vorstellungen und entsprechend eines aufgestellten Konzeptes entlastet, wirst du feststellen, wie überzeugend eine Zusammenarbeit in diesem Bereich sein kann.

Viele Details, auf die du bei der Suche nach einem virtuellen Assistenten achten solltest, findest du auf unseren Seiten!

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