Basisvorlage für ein Briefing an virtuelle Assistenten

Auch wenn du schon länger mit deinem virtuellen Assistenten zusammenarbeitest: gerade dann, wenn sich im Alltag neue Aufgaben ergeben oder sich Situationen verändern, ist es wichtig, ein ausführliches Briefing für die einzelnen Projekte zu erstellen.

Dies gilt selbstverständlich auch gerade zu Beginn eines Arbeits- und Auftragsverhältnisses. Doch welche Details sollten eigentlich in einem Briefing vermerkt werden? Immerhin soll dieses nicht zu lang und nicht zu kurz sein und stattdessen alle wichtigen Infos rund um den entsprechenden Aufgabenbereich beinhalten.

Am besten ist es, für die Übermittlung von Aufträgen unterschiedlichster Art immer dasselbe Muster bzw. dieselbe Vorlage zu benutzen. So stellt sich ein gewisser Gewöhnungseffekt ein. Dein virtueller Assistent kann die jeweilige Situation so gut einschätzen und weiß oft schon beim Überfliegen des Briefings, was von ihm erwartet wird bzw. an welchen Stellen sich die wichtigen Punkte zum Umsetzen des Auftrags befinden.

Im Folgenden findest du die wichtigsten Punkte in einer praktischen Auflistung.

Briefing Punkt Nr. 1: Hilfreiche Infos zum Hintergrund der Aufgabe

Hierbei handelt es sich um einen der bekanntesten Fehler überhaupt: dem virtuellen Assistenten werden zu wenige Hintergrundinformationen zum Auftrag vermittelt. Dabei ist es wichtig, dass Kenntnis über den entsprechenden Background besteht.

Somit lassen sich die entsprechenden Zusammenhänge für alle Beteiligten besser erkennen. Ein „netter Nebeneffekt“: der VA erfährt zusätzlich eine besondere Art der Wertschätzung und kann die Auftragslage besser überblicken. Besagte Wertschätzung spiegelt sich dann wiederrum oft im jeweiligen Endergebnis wider.

Briefing Punkt Nr. 2: Bis wann müssen die Aufgaben erledigt sein?

Diese Information hilft deinem virtuellen Assistenten dabei, sein Zeitmanagement zu optimieren. Nicht alle Aufträge sind gleich wichtig. Wer sich einen Überblick über die entsprechenden Deadlines verschaffen kann, kann oft stressfreier und strukturierter arbeiten. Es wäre nicht logisch, Aufgaben stur nach deren Übertragen in Angriff zu nehmen. Stattdessen erfordert jeder Auftrag eine neue Bewertung der entsprechenden Gesamtsituation.

Du möchtest deinem VA entgegenkommen und ihm dabei helfen, alles optimal abarbeiten zu können? In diesem Fall ist es hilfreich, Aufträge nicht „in letzter Minute“ zu vergeben, sondern etwas Vorlaufzeit einzuplanen.

Briefing Punkt Nr. 3: Wichtige Ansprechpartner benennen

Die Arbeit an einem Projekt erfordert die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen? Damit sich dein virtueller Assistent nicht selbst auf die Suche nach Ansprechpartnern machen muss, die du gegebenenfalls schon ausfindig gemacht hast, ist es hilfreich, deinem Briefing eine Liste mit allen wichtigen Namen beizufügen.

So ersparst du dir und deinem VA Rückfragen. Damit die Liste der Ansprechpartner auch immer aktuell bleibt, weise deinen virtuellen Assistenten am besten darauf hin, dass er das Dokument im Laufe der Zeit bei Bedarf ergänzt, nicht mehr aktuelle Ansprechpartner streicht und wichtige Infos zur Kontaktaufnahme vermerkt.

Briefing Punkt Nr. 4: Die anberaumte Dauer

Sicherlich kannst du den Zeitrahmen, in dem dein virtueller Assistent die betreffenden Aufgaben erledigt haben sollte, zumindest grob abschätzen.

Vermerke den entsprechenden Zeitrahmen am besten auch auf dem Briefing und bitte deinen VA, falls er bemerken sollte, dass er länger braucht, sich bei dir zu melden. So könnt ihr die Situation gemeinsam neu einschätzen.

Sollte ein Projekt ungewöhnlich lange dauern, kann dies auch ein Hinweis darauf sein, dass dein virtueller Assistent Unterstützung braucht. In diesem Fall ist es gegebenenfalls sinnvoll, das komplette Vorgehen zu überdenken und die Deadline – wenn nötig – nach hinten zu verlagern.

Briefing Punkt Nr. 5: Regelmäßige Check-Ups

Gerade im Zusammenhang mit längeren Projekten bietet es sich an, immer wieder über den jeweils aktuellen Zwischenstand zu sprechen.

Ob diese Art der Feedback Gespräche dann einmal im Monat oder einmal in der Woche stattfindet, ist von mehreren Faktoren abhängig. Die regelmäßigen Check-Ups bieten dir jedoch definitiv eine wunderbare Möglichkeit, dich von dem Fortschritt eines Projekts zu überzeugen und deine Ideen gegebenenfalls einfließen zu lassen.

Selbstverständlich kannst du festlegen, ob du die besagten Check-Ups im Rahmen von persönlichen Meetings oder ganz unkompliziert virtuell stattfinden lassen möchtest.

Briefing Punkt Nr. 6: Eventuelle Freigaben für Einkäufe

Möglicherweise erfordert die Arbeit deines virtuellen Assistenten auch den Einkauf von Waren oder Dienstleistungen?

Wenn du in diesem Bereich nicht über jeden Schritt informiert werden möchtest, kannst du deinem virtuellen Assistenten über ein individuelles Briefing auch ein gewisses Budget einräumen.

Dies erweist sich vor allem im Zuge einer längeren Zusammenarbeit als praktisch. Nach mehreren Monaten sollte sich euer Arbeitsverhältnis eingespielt haben, so dass dein VA weiß, welche Schritte du als sinnvoll erachten würdest. Selbstverständlich solltest du dennoch für Rückfragen – gerade im sensiblen Bereich der Finanzen – für Rückfragen zur Verfügung stehen.

Briefing Punkt Nr. 7: Details und Handlungsanweisungen zu möglichen Schwierigkeiten

Während sich manche Projekte im Laufe der Zeit als vollkommen unkompliziert erweisen, gibt es andere, bei denen von Vornherein klar ist, dass diese zu einer echten Herausforderung werden.

Hier kann es hilfreich sein, schon im Rahmen eines Briefings Rücksicht auf Eventualitäten und die empfohlenen Lösungen zu nehmen. Der virtuelle Assistent profitiert hier von einer Art „Bauplan“. Frei nach dem Motto „Wenn Situation X eintritt, reagiere ich wie folgt…“ stellt diese Art von Plan B ein wichtiges Sicherheitsnetz dar.

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