Wie läuft die Abrechnung mit einem virtuellen Assistenten?

Wie läuft die Abrechnung mit einem virtuellen Assistenten? Wer sich für einen virtuellen Assistenten entscheidet, möchte von unkomplizierten Arbeitsabläufen profitieren. Dies gilt natürlich auch mit Hinblick auf dessen Bezahlung. Die Summen, die hier fällig werden, sollten sich natürlich auch von Seiten des Auftraggebers ohne größeren Rechercheaufwand nachvollziehen lassen. Wer Auflistungen und Co. lange kontrollieren muss, blickt dem Monatsende meist mit Bangen entgegen.

Viel sicherer ist es, von Vornherein auf ein funktionierendes System zu setzen, in dessen Zusammenhang keine Fragen offenbleiben.

Auch wenn jedes Arbeitsverhältnis hierbei von spezifischen Charakteristika geprägt ist, gibt es einige Tipps, die die Zusammenarbeit mit einem VA und der dazugehörigen Abrechnung erleichtern können.

Welche Abrechnungsmodelle gibt es?

Gerade dann, wenn sich das Arbeitsvolumen jeden Monat ändert, ist es sinnvoll, auf eine Abrechnung auf Stundenbasis zu setzen. Hierbei handelt es sich um eine faire Variante, in deren Zusammenhang die entsprechenden Schwankungen gut ausgeglichen werden können.

Je nachdem, welche Tätigkeiten dem virtuellen Assistenten übertragen wurden, kann es jedoch auch sein, dass sich weitere Abrechnungsmodelle anbieten.

Wurde der VA beispielsweise damit beauftragt, ausschließlich Termine zu vergeben? Dann wäre auch eine Zahlung auf Basis der Anzahl der entsprechenden Terminierungen möglich. Wer einen Texter als virtuellen Assistenten beauftragt hat, kann möglicherweise auch auf Wortpreisbasis zahlen.

Die Möglichkeiten sind hier besonders vielseitig. Wichtig ist natürlich nicht nur, dass beide Parteien mit der jeweiligen Abrechnungsvariante einverstanden sind, sondern auch, dass ein hohes Maß an Transparenz vorherrscht und die Endsumme der Rechnung am Monatsende nachvollzogen werden kann.

Die moderne Alternative: Arbeiten auf pauschaler Basis

Viele Auftraggeber bzw. Menschen, die sich mit Hinblick auf die Preise eines virtuellen Assistenten zunächst informieren möchten, bevorzugen es, wenn sie die finanziellen Belastungen auf Pauschalpreisbasis miteinander vergleichen können.

Gerade dann, wenn sie genau wissen, was sie vom VA erwarten, kann es helfen, sich auf feste Summen verlassen zu können.

Der Geschäftsalltag beweist jedoch auch, dass es nicht immer möglich ist, das exakte Arbeitspensum im Voraus zu bestimmen. Oft sorgen besondere Ereignisse, Aktionen und ähnliches dafür, dass das ursprünglich vereinbarte Pensum überschritten werden muss. Ist dies der Fall, ist es wichtig, sich frühzeitig mit seinem Auftraggeber auseinanderzusetzen und zu klären, wie ab diesem Punkt abgerechnet werden soll.

Was kostet ein virtueller Assistent im Monat?

Hierbei handelt es sich um eine Frage, die natürlich nicht standardisiert beantwortet werden kann. Vielmehr ist die monatliche Belastung unter anderem von:

•    dem Stundensatz bzw. der Preisgestaltung im Allgemeinen
•    dem Arbeitspensum
•    etwaigen Sonderregelungen

abhängig. Wer bemerkt, dass er über einen längeren Zeitraum hinweg Bedarf an seinem VA hat, kann möglicherweise auch darüber nachdenken, inwieweit sich ein fester Arbeitsvertrag lohnen könnte. Hierbei sollte auch beachtet werden, dass in diesem Fall auch Abgaben für die Sozialversicherung u. ä. fällig werden können.

Besonders wichtig: der Nachweiszettel

Da sich der virtuelle Assistent – wie der Name schon sagt – in der Regel nicht im selben Bürokomplex wie sein Auftraggeber befindet und dementsprechend meist aus dem Home Office arbeitet, hat der Arbeitgeber wenige Möglichkeiten, dessen Arbeiten nachzuvollziehen.

Der entsprechende Aufwand sollte daher immer anhand von Auflistungen festgehalten werden. Hier lassen sich wichtige Infos, wie zum Beispiel:

•    tägliche Arbeitszeit
•    Projekt
•    notwendige Schritte
•    zusätzlicher Aufwand

festhalten. Das jeweilige Dokument wird dann ganz einfach der entsprechenden Rechnung beigefügt.

Günstige Angebote für langfristige Beschäftigungen?

Aufgrund der Tatsache, dass viele virtuelle Assistenten auf selbstständiger Basis arbeiten, gestalten sie auch ihre Preise frei.

Dennoch kann es sich lohnen, sich als VA gegebenenfalls ein wenig kompromissbereit zu zeigen. Wenn beispielsweise eine längere Anstellung mit einem vergleichsweise großen Arbeitspensum lockt, das dabei hilft, die kommenden Monate ohne finanzielle Sorgen zu überstehen, ist es gegebenenfalls sinnvoll, dem Auftraggeber preislich ein wenig entgegenzukommen.

Inwieweit dies jedoch letzten Endes möglich ist, entscheidet immer die ganz persönliche Finanzplanung.

Sind höherpreisige virtuelle Assistenten „besser“?

Allein schon, weil sich virtuelle Assistenten in vielen Punkten, unter anderem mit Hinblick auf:

•    Abrechnungsmodelle
•    allgemeine Preisgestaltung
•    Leistungen
•    Verfügbarkeit
•    Flexibilität

voneinander unterscheiden, fällt es manchmal schwer, die einzelnen Anbieter optimal miteinander zu vergleichen. Sinnvoll ist es hier, sich im Vorfeld Gedanken über die eigenen Erwartungen (und natürlich auch das Budget) zu machen.

Zudem beeinflusst auch die Frage „Hauptsächlich oder nebenbei freiberuflich?“ die Art der Preisgestaltung. Wer zum Monatsanfang Büromiete, Sozialversicherung und Co. zahlen muss, kann sich keine Preise leisten, die Studenten manchmal dazu nutzen, um ihr Bafög aufzubessern. Dafür warten viele VAs, die ihrer Tätigkeit hauptberuflich nachgehen, oft mit spezifischen Fachkenntnissen auf. Kurz: es wäre weder fair noch zielführend, virtuelle Assistenten ausschließlich auf Basis ihrer Preise miteinander zu vergleichen. Wer hier effektiv vorgehen möchte, muss mehrere Faktoren beachten und gegebenenfalls über den Tellerrand blicken.

Virtuelle Assistenten abrechnen und steuerlich geltend machen

Für Fragen rund um die steuerliche Geltendmachung von virtuellen Assistenten ist der Steuerberater der richtige Ansprechpartner. Da es sich hierbei um Kosten handelt, die in der Regel der Unterstützung des allgemeinen Geschäftsbetriebes dienen und den Gewinn mindern, können diese in der Regel auch entsprechend eingereicht werden.

Hierfür braucht es jedoch natürlich in jedem Fall eine vollständige Rechnung. Diese muss dann – entsprechend der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung – aufbewahrt werden.

Alle Fragen hierzu kann auch der Steuerberater beantworten.