Mit Hilfe eines virtuellen Assistenten die Urlaubszeit organisieren

Die Gründe, die dafürsprechen können, sich für einen virtuellen Assistenten zu entscheiden, sind vielseitig. Vor allem die Flexibilität, die mit einem entsprechenden Engagement einher geht, empfinden viele Arbeitgeber als besonders überzeugend.

Gerade dann, wenn der nächste Urlaub ansteht, erweist es sich als extrem beruhigend, zu wissen, dass jemand da ist, der sich um die verschiedenen Arbeitsbereiche und die entsprechende Urlaubsvertretung kümmert.

Immerhin ist es wichtig, auch während der „schönsten Wochen des Jahres“ auf die Anfragen seiner Kunden antworten zu können. Dies bedeutet natürlich nicht, dass ein Urlaub unterbrochen werden müsste!

Aber: wer über einen Zeitraum von ein oder zwei Wochen nicht reagiert, riskiert, dass seine Kunden zur Konkurrenz abwandern. Hierbei handelt es sich um ein Risiko, das mit einem kompetenten, verlässlichen VA minimiert werden kann.

Aber: was sollte mit Hinblick auf die Beauftragung eines virtuellen Assistenten während der Urlaubszeit eigentlich beachtet werden? Die folgende Liste kann dir dabei helfen, deine Abwesenheit noch besser zu planen und sorgenfrei zu entspannen.

Tipp Nr. 1: frühzeitig planen!

In der Regel hast du sicherlich die Möglichkeit, deine Abwesenheit einige Wochen im Vorfeld zu planen. Diesen Aspekt solltest du nutzen, um Vorbereitungen zu treffen. Im Idealfall arbeitet dein virtueller Assistent schon etwas länger für dich und kennt entsprechend die Arbeitsabläufe. Je mehr Hintergrundwissen vorhanden ist, umso besser. Immerhin dürfte sich so die Anzahl an Rückfragen in Grenzen halten und du kannst mit dem guten Gefühl, dass „sicherlich alles gutgehen wird“ in die Ferien starten.

Tipp Nr. 2: für Notfälle erreichbar bleiben

Vielen Selbstständigen ist ihr Jahresurlaub heilig, andere möchten jeden Tag wissen, wie es um ihre Geschäfte bestellt ist. Unabhängig davon, zu welcher Art von Auftraggeber du gehörst, solltest du für absolute Notfälle auch im Urlaub erreichbar sein.

Im Vorfeld sollte natürlich der Begriff vom „absoluten Notfall“ klar definiert werden. Fragen wie „Wann darf der virtuelle Assistent auch mitten in der Nacht anrufen?“ und „Was darf allein und in Eigenverantwortung entschieden werden?“ gilt es hier, grundsätzlich zu klären. Ein kompetenter, gut eingearbeiteter VA verfügt in den meisten Fällen über das notwendige Feingefühl, um die verschiedenen Situationen optimal einschätzen zu können.

Tipp Nr. 3: Feedbackcalls für Workaholics

Es gibt sie tatsächlich: die Workaholics, denen es besser geht, wenn sie einmal am Tag hören, ob es Neuigkeiten in Bezug auf aktuelle Projekte oder das Erreichen des Monatsziels gibt. Falls auch du zu diesen Menschen gehörst, ist es natürlich legitim, sich genau das ehrlich einzugestehen und regelmäßige Feedbackcalls auch im Urlaub zu planen. Deren Inhalte sollten sich jedoch tatsächlich nur auf das absolut Nötigste beschränken und auf keinen Fall deine Erholung beeinflussen!

Solltest du mit deiner Familie oder mit Freunden verreisen, kann es natürlich sein, dass diese nicht sonderlich begeistert davon sind, wenn du regelmäßig telefonierst oder Mails checkst. Plane daher feste Zeitfenster für die Feedbacks ein und schalte – falls nötig – davor und danach dein Smartphone aus. So kommst du ganz sicher nicht in Versuchung.

Tipp Nr. 4: auch die Urlaube des virtuellen Assistenten einplanen

Ja, auch dein VA hat das Recht, in Urlaub zu fahren. Im Idealfall überschneiden sich eure Urlaube selbstverständlich nicht. Immerhin würde dies bedeuten, dass Kunden und Co. keine Ansprechpartner hätten.

Am besten organisiert ihr euch hier über einen gemeinsamen Terminkalender, in dem jeder seine Abwesenheiten eintragen kann. So wisst ihr immer genau, wann wer verfügbar ist.

Tipp Nr. 5: Checklisten schreiben und den VA entlasten

Egal, ob im Zusammenhang mit einem frischen oder einem langjährigen Arbeitsverhältnis: gerade dann, wenn ein Auftraggeber zum ersten Mal in Urlaub fährt, handelt es sich für alle Beteiligten um eine kleine Herausforderung.

Checklisten mit wichtigen Telefonnummern und anderen Infos werden zwar nicht immer gebraucht, können jedoch für ein wenig mehr Sicherheit für alle Beteiligten sorgen. Nimm‘ dir daher ein wenig Zeit, um deinem virtuellen Assistenten wichtige Details zu hinterlassen und so Missverständnisse und Rückfragen von Vornherein auszuschließen.

Gleichzeitig wäre es natürlich wenig sinnvoll, besonders wichtige Projekte und Entscheidungen in die Wochen deines Urlaubs zu legen. Sofern möglich, weise deine Kunden frühzeitig auf deine Abwesenheit hin, erkläre aber auch, dass dein VA als Ansprechpartner zur Verfügung stehen wird. Ganz nebenbei zeigst du hiermit, dass du dir durchaus Gedanken darüber machst, dass deine Kunden und Geschäftspartner wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden können.

Tipp Nr. 6: Feedbackgespräche nach dem Urlaub

Der Urlaub ist vorüber? Du hast dich gut erholt? Wunderbar! Dann ist es nun an der Zeit, die letzten Tage bzw. Wochen Revue passieren zu lassen. Was lief gut? Was wäre verbesserungswürdig? All diese Fragen gilt es nun, in einem unkomplizierten Feedbackgespräch zu klären.

Hierbei handelt es sich keineswegs um eine Form der klassischen Kritik, sondern vielmehr um eine Möglichkeit, beim nächsten Mal noch entspannter verreisen zu können. Vielleicht ist jedoch tatsächlich alles „perfekt“ gelaufen? Auch das solltest du deinem virtuellen Assistenten sagen. Ein Lob nach einer turbulenten Zeit allein im Unternehmen kann unglaublich beruhigend und motivierend wirken.