Virtuelle Assistenz werden: Der neue Trend im Office-Management

In der heutigen Zeit ist die Arbeit im Büro sehr anspruchsvoll und oft überfordert die Vielzahl der Aufgaben die Mitarbeiter. Hier kommt die virtuelle Assistenz ins Spiel, um den Arbeitsalltag zu erleichtern. Als virtuelle Assistenz kann man von überall auf der Welt aus arbeiten und Unternehmen dabei helfen, ihre täglichen Aufgaben zu erledigen.

Was macht eine virtuelle Assistenz?

Der Begriff Virtual Assistant (kurz: VA) stammt aus den USA, wo dieser Trend schon seit längerem anhält. Aber auch in Deutschland kommen immer mehr Unternehmen und Selbstständige auf die Idee, Aufgaben an virtuelle Assistent*innen zu delegieren. Die Zusammenarbeit erfolgt online.

Das Aufgabenfeld einer virtuellen Assistenz ist breit gefächert und kann folgende Bereiche umfassen:

Allgemeine Büro- und Sekretariatsarbeiten
Recherchen
Datenpflege
Präsentationen
Termin-, Event- und Reiseplanungen
Buchhaltung
Steueraufgaben
Text und PR
Übersetzungen
Website-Pflege
Social Media
Website-Erstellung
Grafikgestaltung

Je nachdem, welche Erfahrungen und Fähigkeiten du mitbringst, kannst du deine Schwerpunkte als virtuelle Assistenz setzen. Auf dich wartet eine bunte Mischung an Aufgaben, die je nach Auftrag variieren können und den Beruf abwechslungsreich und spannend machen. Durch die Arbeit an verschiedenen Kundenprojekten wirst du ständig neue Fähigkeiten und Tools kennenlernen, sodass du dein Leistungsspektrum mit der Zeit erweitern kannst. Alternativ kannst du auch Kurse besuchen, um dein Wissen und deine Expertise als VA zu verbessern.

Als virtuelle Assistenz unterstützt du deine Kunden in der Regel auf selbstständiger Basis und arbeitest in der Regel von zu Hause aus. Es ist jedoch auch möglich, dass du für einen Kunden vor Ort tätig wirst oder im Coworking-Space arbeitest. Der Vorteil der virtuellen Assistenz besteht darin, dass du zeitlich und örtlich flexibel bist und so dein eigenes Arbeitsumfeld gestalten kannst.

Welche Voraussetzungen solltest du als VA mitbringen?

Als virtuelle Assistenz (VA) ist es wichtig, über bestimmte Fähigkeiten und Kenntnisse zu verfügen, um den Kunden einen optimalen Service bieten zu können. Zu den wichtigsten Voraussetzungen zählen eine gute Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität und fundierte Kenntnisse in der IT und den gängigen Office-Programmen.

Virtuelle Assistenten sollte in der Lage sein, schnell und effizient auf Anfragen zu reagieren und eine klare und verständliche Kommunikation zu gewährleisten. Gute Kenntnisse in der deutschen Sprache sind dabei unerlässlich, da eine virtuelle Assistenz oft die Schnittstelle zwischen dem Kunden und dem Unternehmen ist.

Flexibilität ist eine weitere wichtige Eigenschaft, da Kunden oft kurzfristige Änderungen vornehmen und eine schnelle Reaktion erwarten. Eine virtuelle Assistenz sollte daher in der Lage sein, schnell auf neue Anforderungen zu reagieren und flexibel auf Kundenwünsche einzugehen.

Fundierte Kenntnisse in der IT und den gängigen Office-Programmen sind ebenfalls unerlässlich, da eine virtuelle Assistenz oft mit verschiedenen Tools und Programmen arbeitet. Hierzu zählen beispielsweise die Microsoft Office Suite, Online-Meeting-Tools wie Zoom oder Skype sowie E-Mail-Programme wie Outlook oder Gmail.

Darüber hinaus sollte eine virtuelle Assistenz auch gute organisatorische und administrative Fähigkeiten mitbringen. Zu den Aufgaben einer VA zählen unter anderem das Planen von Terminen, die Organisation von Geschäftsreisen und die Buchhaltung. Eine VA sollte daher in der Lage sein, Aufgaben strukturiert und effizient zu erledigen und auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf bewahren.

Insgesamt ist es also wichtig, als virtuelle Assistenz über eine Kombination aus verschiedenen Fähigkeiten und Kenntnissen zu verfügen, um den Kunden einen optimalen Service bieten zu können. Wer als VA arbeiten möchte, sollte sich daher darauf vorbereiten, sich ständig weiterzubilden und neue Fähigkeiten zu erlernen.

Wie berechnet man den angemessenen Stundensatz für eine virtuelle Assistenz?

Die Frage nach dem angemessenen Stundensatz für eine virtuelle Assistenz ist nicht einfach zu beantworten. Der Stundenlohn hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie etwa den Erfahrungen und Fähigkeiten der VA, den Lebenshaltungskosten, die gedeckt werden müssen, und den Ausgaben für Steuern und Versicherungen.

Bei der Berechnung des Stundensatzes sollten auch unbezahlte Arbeitszeit für Kundenakquise, Buchhaltung, Kommunikation und Urlaube berücksichtigt werden. Ein guter Ansatzpunkt ist die Erstellung eines Finanzplans, bei dem die Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt werden. Hier können auch die kommenden Geschäftsjahre und Ziele berücksichtigt werden.

Als Quereinsteigerin sollte man sich bewusst sein, dass man nicht das gleiche Gehalt verlangen kann wie eine VA mit fundierter Ausbildung und mehrjähriger Berufserfahrung. Dennoch sollte man sich auch nicht unter Wert verkaufen. Wer mit Agenturen für virtuelle Assistenz zusammenarbeitet, die einem Aufträge vermitteln, muss in der Regel mit einem geringeren Stundenlohn von 10 bis 25 EUR pro Stunde rechnen. Wer ohne Agenturen arbeitet, kann als Quereinsteigerin einen Stundenlohn von 20 bis 45 EUR erzielen. Erfahrene virtuelle Assistent*innen mit besonderer Qualifikation im Online-Marketing können auch einen Stundensatz zwischen 40 und 85 EUR verlangen.

Die Erstellung einer Preisliste für verschiedene Aufgaben ist sinnvoll, um etwa allgemeine Bürotätigkeiten mit einem anderen Stundensatz zu verkaufen als das Schreiben von Social-Media-Posts. Es ist auch ratsam, den Tarif nach und nach mit zunehmenden Referenzen und Erfahrungen zu steigern.

Insgesamt ist es wichtig, den Stundensatz als virtuelle Assistenz realistisch zu berechnen und auch die unbezahlte Arbeitszeit und die kommenden Geschäftsjahre zu berücksichtigen. Eine gute Kalkulation ist dabei der Schlüssel zum Erfolg.

Die ersten Schritte in die Selbstständigkeit als virtuelle Assistenz

Die Selbstständigkeit als virtuelle Assistenz kann eine spannende und herausfordernde Möglichkeit sein, um beruflich unabhängig zu werden. Doch bevor man loslegen kann, müssen einige bürokratische Hürden genommen werden.

Tipps, wie man erfolgreich in die Selbstständigkeit starten kann.

Gewerbeanmeldung

Als Selbstständiger in Deutschland muss man sich beim Gewerbeamt anmelden. Dies gilt auch für virtuelle Assistentinnen, selbst wenn sie nur nebenberuflich tätig sind. Die Anmeldung dauert nur wenige Minuten und kann oft online durchgeführt werden.

Man füllt das Anmeldeformular mit seinen Daten aus und gibt seine Tätigkeit an. Anschließend wird eine Gebühr fällig, die je nach Stadt zwischen 20 und 60 EUR liegt.

Rechtsform

Die meisten virtuellen Assistentinnen gründen ein Einzelunternehmen und melden sich als Kleingewerbetreibende oder Kaufleute an. Der bürokratische Aufwand ist überschaubar und es ist kein Startkapital erforderlich.

Allerdings haftet man als Einzelunternehmerin mit dem eigenen Privatvermögen. Wer etwas mehr Aufwand in Kauf nimmt, kann auch eine UG (Unternehmergesellschaft mit beschränkter Haftung) gründen und haftet dann nur mit dem Vermögen des Unternehmens. Das Haftungsrisiko ist als virtuelle Assistenz jedoch eher gering.

Steuernummer

Man informiert sein Finanzamt über die Existenzgründung und beantragt eine Steuernummer. Sobald man seine Steuernummer erhalten hat, kann man Rechnungen schreiben. Im Anmeldeformular muss man angeben, ob man als Einzelunternehmerin oder als Kleinunternehmerin gründet.

Kleinunternehmerregelung

Als virtuelle Assistenz sollte man sich mit der Kleinunternehmerregelung auseinandersetzen. Grundsätzlich gilt: Wenn der Umsatz im vergangenen Jahr unter 22.000 EUR und im Folgejahr voraussichtlich nicht über 50.000 EUR liegt, kann man Kleinunternehmerin sein.

Der Vorteil als Kleinunternehmerin ist, dass man keine Umsatzsteuer abführen und keine monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben muss. Dafür kann man aber auch keine Umsatzsteuer auf Einkäufe zurückbekommen.

Wenn man gründet, hat man noch keine Umsätze gemacht und muss den voraussichtlichen Umsatz für das Kalenderjahr schätzen. Hierbei hilft der Businessplan.

Liegt der geschätzte Umsatz unter 22.000 EUR, kann man die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, muss es aber nicht. Man kann sich auch als Einzelunternehmerin anmelden und Umsatzsteuer und Vorsteuer an das Finanzamt melden. Wichtig zu wissen ist, dass man als Kleinunternehmerin nur Netto-Beträge in Rechnungen stellen darf.

Die Kleinunternehmerregelung muss nach § 19 UStG auf den Rechnungen ersichtlich sein.

Um als virtuelle Assistenz Aufträge zu erhalten, ist es wichtig, dass du für potenzielle Kund*innen sichtbar bist. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten, die dir dabei helfen, ohne viel Zeit und Geld zu investieren:

Erstelle eine ansprechende Website: Eine Website ist deine digitale Visitenkarte, auf der potenzielle Kund*innen sich über deine Leistungen informieren können. Du kannst eine Website einfach und ohne Programmierkenntnisse mit einem Baukastensystem wie Jimdo erstellen.

Aktualisiere deine beruflichen sozialen Netzwerke: Nutze Plattformen wie Xing und LinkedIn, um dein Profil als virtuelle Assistenz zu erstellen. Unternehmen und Einzelunternehmerinnen suchen hier immer wieder nach passenden Freelancerinnen, sodass du deine Kundenakquise automatisieren kannst.

Melde dich auf Freelancing-Plattformen an: Es gibt verschiedene Plattformen wie Malt.de, Freelance.de oder freelancermap.de, auf denen du dich anmelden und so langfristig neue Kund*innen gewinnen kannst.

Nutze Social Media: Über Social Media wie Instagram oder Facebook kannst du auf deine Dienstleistungen für virtuelle Assistenz aufmerksam machen und potenzielle Kund*innen erreichen. Achte jedoch darauf, regelmäßig zu posten, um eine größere Reichweite zu erhalten.

Um deine Kundenakquise vorzubereiten, solltest du dir bereits vor dem Start in die Selbstständigkeit überlegen, wie du deine potenzielle Kundschaft erreichen möchtest. Es ist wichtig, dass du dir über deine Kernkompetenzen und Alleinstellungsmerkmale im Klaren bist, um diese deinen Kund*innen direkt verständlich zu machen.

Neben den genannten Möglichkeiten der Kundenakquise gibt es auch Portale, die sich auf virtuelle Assistenz spezialisiert haben, beispielsweise Virtuelle-Assistenten.de

Um erfolgreich als virtuelle Assistenz zu starten, solltest du auf einen professionellen Onlineauftritt Wert legen und deine Referenzen hervorheben. Außerdem ist ein gutes Suchmaschinenmarketing wichtig, damit deine Zielgruppe dich auch im Netz findet.

Insgesamt gibt es viele Möglichkeiten, um als virtuelle Assistenz erfolgreich Kunden zu akquirieren. Wichtig ist es, eine individuelle Strategie zu entwickeln, die zu deinen Fähigkeiten und Zielen passt.