Rechtliches bei der Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten
Es mag sich ein wenig bürokratisch anhören, aber: bevor dein virtueller Assistent dich in deinen alltäglichen Abläufen unterstützen kann, ist es wichtig, für eine umfassende rechtliche Absicherung zu sorgen. Denn: egal, wie harmonisch das Verhältnis zwischen euch auch sein mag, müssen einige Details eurer Zusammenarbeit schriftlich fixiert werden. So ist es möglich, Missverständnissen von Vornherein vorzubeugen und für eine solide Basis zu sorgen.
Hier geht es keineswegs darum, dem Anderen nicht zu vertrauen. Aber: bei dem Engagement eines VA handelt es sich – nüchtern betrachtet – um ein klassisches Arbeitsverhältnis. Ein Arbeitsvertrag ist daher das A und O, wenn es darum geht, rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.
Doch welche Infos gehören eigentlich in einen Arbeitsvertrag dieser Art? Was sollte unbedingt schriftlich festgehalten werden? Die folgenden Punkte helfen dir dabei, einen vollständigen Vertrag aufzusetzen. Bitte beachte in diesem Zusammenhang jedoch, dass es sich hierbei lediglich um eine Auflistung mit wichtigen Standards handelt. Je nach Aufgabenbereich und individuellen Erwartungen kann es sein, dass du noch weitere Punkte ergänzen musst.
Welche Aufgaben soll dein virtueller Assistent für dich ausführen?
Sicherlich hast du dir bereits viele Gedanken darüber gemacht, mit welchen Aufgaben du deinen virtuellen Assistenten betrauen möchtest. Es reicht jedoch nicht aus, sich das „perfekte Arbeitsverhältnis“ im Kopf auszumalen. Vielmehr ist es wichtig, die entsprechenden Punkte auch schriftlich festzuhalten. So kannst du „ganz nebenbei“ auch Missverständnissen vorbeugen und deinem VA von Vornherein aufzeigen, welche Tätigkeiten du an ihn übertragen möchtest beziehungsweise welche Leistungen du von ihm erwartest.
Im Rahmen besagter Auflistung solltest du gegebenenfalls auch Punkte aufführen, die für euer Arbeitsverhältnis nicht jetzt, aber vielleicht in Zukunft eine wichtige Rolle spielen könnten. Eventuell planst du gerade, einen bestimmten Geschäftsbereich auszubauen? Möglicherweise möchtest du deine Buchhaltung outsourcen? Je detaillierter die entsprechende Auflistung ist, umso besser kann sich dein virtueller Assistent auf das Erfüllen deine Erwartungen vorbereiten.
Was soll dein virtueller Assistent verdienen?
Selbstverständlich ist es aus rechtlicher Sicht unumgänglich, auch das Gehalt deines virtuellen Assistenten im Vertrag festzuhalten. Hier bieten sich - je nach Art der Anstellung - unterschiedliche Möglichkeiten an.
Viele virtuelle Assistenten arbeiten auf selbständiger Basis und legen ihren Stundenlohn selbst fest. Möglicherweise planst du jedoch, deinen virtuellen Assistenten als festen Mitarbeiter einzustellen. In diesem Fall gilt es, nicht nur die Gehaltshöhe, sondern auch weitere Details, wie zum Beispiel mögliche Vermögenswirksame Leistungen, Urlaub und alle anderen Infos zur monatlichen Zahlung festzulegen.
Betriebsgeheimnisse und andere sensible Informationen
Unabhängig davon, ob dein virtueller Assistent lediglich Anrufe von Kunden entgegennimmt oder eigene Projekte betreut: die Wahrscheinlichkeit, dass er in seinem beruflichen Alltag in Kontakt mit zahlreichen sensiblen Daten kommt, ist hoch. Dementsprechend ist es besonders wichtig, dass du dich auch hier absicherst Und kein unnötiges Risiko eingehst.
Im Idealfall enthält der Arbeitsvertrag alle wichtigen Vorgaben zu Geheimhaltungsklauseln und Co.. Auf Basis der entsprechenden Paragraphen kannst du unter anderem sicherstellen, dass deine Daten rund um interne Projekte nicht im Rahmen späterer Anstellungen bei der Konkurrenz verwendet werden dürfen.
AGB – mehr als nur „das Kleingedruckte“
Die meisten Auftraggeber setzen die Verträge für die Zusammenarbeit mit ihren virtuellen Assistenten selbst auf beziehungsweise lassen die entsprechenden Dokumente von einem Anwalt gegenchecken, um auf der sicheren Seite zu sein.
Viele virtuelle Assistenten haben, um sich ebenfalls abzusichern, mittlerweile allgemeine Geschäftsbedingungen aufgestellt. Diese händigen sie ihrem potenziellen, neuen Auftraggeber im Idealfall vor der Vertragsunterzeichnung aus.
Es wäre ein Fehler, die AGB deines virtuellen Assistenten lediglich als „das Kleingedruckte“ zu den Akten zu legen. Möglicherweise ergeben sich aus den entsprechenden Inhalten Rückfragen, deren Antworten eure Zusammenarbeit maßgeblich beeinflussen könnten.
Daher: nimm dir unbedingt ein wenig Zeit, um dich mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen deines virtuellen Assistenten auseinanderzusetzen. So zeigst du ihm einerseits, dass du seine Arbeit schon von Beginn an wertschätzt und sicherst dich gleichzeitig auch rechtlich ab. Die Wahrscheinlichkeit, dass dein virtueller Assistent dich bitten wird, besagte AGB in euren Arbeitsvertrag mitaufzunehmen, ist hoch.
Keine Kompromisslösungen!
Sicherlich wirst du im Laufe der Zeit ein vertrauensvolles Verhältnis zu deinem virtuellen Assistenten entwickeln. Dennoch ist es immer wichtig, nicht nur effektiv und langfristig, sondern auch immer rechtlich abgesichert zu arbeiten.
Dies gilt nicht nur mit Hinblick auf festgelegte Arbeitszeiten, sondern auch im Zusammenhang mit Rechten und Pflichten. Wer hier Kompromisse eingeht, riskiert unter anderem häufig nicht kalkulierbare Folgeschäden.
Daher sollten beispielsweise:
• neue Aufträge im Zusammenhang mit Arbeitswegen per PKW
• Rechteübertragungen
• Gehaltsänderungen
• Budgetvorgaben
immer schriftlich festgehalten werden. Im schlimmsten Fall könnten - auch beim besten Arbeitsverhältnis - ansonsten Rechtsstreitigkeiten, Schadensersatzansprüche und Co. entstehen. Weder Auftraggeber noch virtuelle Assistenten sollten eine gewisse Bürokratie und entsprechende Dokumentationen hier als unverhältnismäßig oder übertrieben auffassen.
Im Endeffekt geht es bei allen neuen Vertragsinhalten lediglich darum, beide Seiten abzusichern und im Notfall optimal vorbereitet zu sein. Daher erklärt sich von selbst, weshalb Vertragsinhalte hin und wieder kontrolliert und gegebenenfalls im Rahmen des Arbeitsverhältnisses angepasst werden müssen, um immer noch up to date zu sein.
