Muss ich einen virtuellen Assistenten regelmäßig buchen?

Mit der Berufsbezeichnung „virtueller Assistent“ verbinden viele Menschen oft eine langfristige Geschäftsbeziehung. Kein Wunder! Immerhin arbeitet sich der klassische VA in die Arbeitsabläufe seines Auftraggebers ein, um diesen dann entsprechend zu entlasten.

Da wäre es wenig sinnvoll, nur kurzfristig zusammenzuarbeiten… oder vielleicht doch?

Grundsätzlich gilt, dass es verschiedene Optionen gibt, wenn es darum geht, das „perfekte“ Arbeitsverhältnis zu einem virtuellen Assistenten aufzubauen. Während einige Auftraggeber bevorzugt auf die langfristige Variante setzen, nutzen andere die Dienste ihres VA nur im Zusammenhang mit einer besonders intensiven Auslastung.

Allein hieran zeigt sich bereits, dass es keine fixen Regeln mit Hinblick auf die Buchungsmöglichkeiten eines virtuellen Assistenten gibt. Im Gegenteil! Jeder VA legt im Geschäftsalltag seine eigenen Konditionen fest. Daher lohnt es sich für den Auftraggeber immer, die verschiedenen Angebote miteinander zu vergleichen.

Viele Infos darüber, wie sich virtuelle Assistenten voneinander unterscheiden, finden Sie auch auf unseren Seiten.

Variante 1: die langfristige Buchung und eine dauerhafte Entlastung

Hierbei handelt es sich sicher um den Klassiker: der virtuelle Assistent wird in die entsprechenden Unternehmensabläufe eingearbeitet und unterstützt den Auftraggeber auf langfristiger Basis.

Es geht in der Regel dann nicht darum, ein bestimmtes Projekt voranzutreiben, sondern für eine generelle Arbeitserleichterung zu sorgen. Die Bereiche, in denen die langfristige Buchung dann in Anspruch genommen werden kann, ist von den Kompetenzen des jeweiligen VA abhängig und kann sich zum Beispiel auf die Bereiche:

•   Social Media
•   Terminkoordination
•   Entgegennehmen von Anrufen
•   Buchhaltung
•   Lohnabrechnung

erstrecken. Oft handelt es sich bei den virtuellen Assistenten um echte „Allrounder“, die ihren Auftraggeber – je nach Situation – dort unterstützen, wo sie gerade gebraucht werden.

Die langfristige Buchung eines virtuellen Assistenten lohnt sich vor allem dann, wenn der Satz „Es gibt irgendwie immer etwas zu tun!“ vorbehaltlos unterschrieben werden kann.

Variante 2: die Buchung auf Projektbasis

Vor allem Selbstständige und Freiberufler wissen, dass sich die Auftragslage der kommenden Monate nur schwer abschätzen lässt. Gerade dann, wenn beispielsweise auf Basis von Projekten gearbeitet wird, fällt es oft schwer, langfristig zu planen.

Wer in diesen Fällen Kosten sparen möchte, um die Dienste seines VA wirklich nur dann in Anspruch zu nehmen, wenn sie benötigt werden, kann sich für eine Buchung auf Projektbasis entscheiden.

Dies bedeutet jedoch auch, dass der virtuelle Assistent im Idealfall weitestgehend spontan verfügbar sein sollte. Ansonsten droht die Gefahr, dass es für den Auftraggeber zu einer entsprechend hohen Auslastung kommen kann.

Kurzfristige und langfristige Buchungen im Preisvergleich

Wie auch bereits anderer Stelle auf unseren Seiten erwähnt, obliegt es den virtuellen Assistenten, ihren eigenen Stundensatz festzulegen.

Viele VAs bieten jedoch – gerade im Zuge einer langfristigen Beschäftigung – bessere Preise an. Genau das sollte beim Buchen von kurzen Zeitintervallen beachtet werden. Möglicherweise ist es sogar günstiger, eine langfristige Buchung der kurzen Variante generell vorzuziehen? Immerhin muss der betreffende virtuelle Assistent dann nicht immer wieder neu in die Arbeitsabläufe eingearbeitet werden, sondern befindet sich in einem weitestgehend konstanten Flow.

Selbstverständlich sollte hierbei ebenfalls beachtet werden, dass ein einmal geschlossenes Arbeitsverhältnis natürlich nicht in Stein gemeißelt sein muss! Wer beispielsweise feststellt, dass er die Dienste seines VA doch nicht so häufig benötigt, wie ursprünglich angenommen, kann oft auch – unter der Beachtung bestimmter Fristen – wechseln.

Beim Wechsel: Einarbeitungszeiten beachten!

Auftraggeber, die sich dazu entschließen, virtuelle Assistenten immer kurzfristig zu buchen, sollten auch berücksichtigen, dass es durchaus möglich ist, dass ihr Lieblings-VA möglicherweise einmal nicht zur Verfügung steht.

Dies würde bedeuten, dass im Zweifel auf die Dienstleistungen eines anderen virtuellen Assistenten zurückgegriffen werden müsste, der dann wiederrum eingearbeitet werden muss. Die Folge: mögliche Zeitverzögerungen, die im Zusammenhang mit einer langfristigen Buchung hätten vermieden werden können.

Welche Vorteile bieten die unterschiedlichen Buchungsvarianten?

Sowohl die regelmäßigen Einzelbuchungen als auch eine lange Buchung sind mit zahlreichen Vorteilen verbunden. Dementsprechend ist es wichtig, die einzelnen Faktoren sorgsam gegeneinander abzuwägen.

Eine langfristige Buchung charakterisiert sich vor allem durch:

•   ein (meist) besonders gut eingespieltes Arbeitsverhältnis
•   den Vorteil, dass sich VA und Auftraggeber oft „blind“ verstehen und so viele Erklärungen zu Hintergründen und Co. wegfallen
•   manchmal günstigere Preise
•   die Chance einer langfristigen Planung.

Einzelbuchungen überzeugen hierbei vor allem aufgrund der Tatsache, dass nur dann die Dienste des VA in Anspruch genommen (und bezahlt) werden, wenn dies auch tatsächlich für den Geschäftsbetrieb nötig ist.

Fazit: regelmäßige Einzelbuchungen sind möglich, aber nicht immer sinnvoll

Die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten gestaltet sich oft flexibler als es auf den ersten Blick den Anschein haben mag.
Gerade dann, wenn ein Auftraggeber auf Projektbasis arbeitet und im Alltag mal mehr, mal weniger ausgelastet ist, kann es sich durchaus lohnen, seinen VA lediglich bei Bedarf zu buchen.

Genau das birgt jedoch das Risiko, dass der bevorzugte virtuelle Assistent möglicherweise nicht verfügbar ist und gegebenenfalls Wartezeiten in Kauf genommen werden müssen. Viele Auftraggeber entscheiden sich im Laufe der Zeit für eine langfristige Buchung und gegen die regelmäßigen Einzelbuchungen, da sie es bevorzugen, jederzeit auf eine kompetente Unterstützung vertrauen zu können und eine entsprechende Planbarkeit zu.